Cómo redactar instrucciones de trabajo eficaces: Plantilla gratuita

La importancia de unas buenas instrucciones de trabajo no es desdeñable, sobre todo si se dedica a la industria manufacturera o si ofrece servicios que requieren que sus empleados realicen determinadas tareas complicadas. Si quieres garantizar que entienden lo que tienen que hacer y cuál es la mejor manera de hacerlo, necesitarás instrucciones de trabajo digitales creadas con la herramienta adecuada o con la ayuda de una plantilla para redactar instrucciones de trabajo.

A continuación se explica cómo redactar instrucciones de trabajo eficaces utilizando esta plantilla gratuita de instrucciones de trabajo.

¿Qué son las instrucciones de trabajo?

¿Qué es una instrucción de trabajo? ¿Para qué sirven? ¿Y en qué se diferencian de las instrucciones normales, las políticas, los procedimientos y los PNT?

La digitalización de las instrucciones de trabajo ofrece varias ventajas. Las instrucciones de trabajo son a menudo una idea tardía para muchas organizaciones, pero las instrucciones de trabajo digitales pueden ayudarle a alcanzar el objetivo de su organización de ser más productiva y eficiente. Con un enfoque eficaz, puede crear instrucciones rentables, escalables y fáciles de usar.

Proporcionar instrucciones de trabajo digitales claras dará como resultado:

• mayor eficacia;
• mayor seguridad;
• mayor precisión en la fabricación de un producto.

No pierda el tiempo escribiendo una larga lista de instrucciones que no hacen más que confundir a los miembros de su equipo: utiliceuna herramienta sencilla para proporcionar instrucciones claras que pueden ahorrarle tiempo y dinero.

Ejemplo de instrucciones de trabajo digitales de éxito

Redactar instrucciones de trabajo eficaces plantea muchas dificultades. Por ejemplo, si no adopta un enfoque metódico para crearlas, podría acabar dedicando mucho tiempo sólo para que sus instrucciones fallen o sean ignoradas por los empleados. Además, si sus instrucciones son demasiado genéricas, los empleados podrían no ser capaces de seguirlas correctamente todas las veces. La mejor forma de resolver estos problemas es adoptar un enfoque paso a paso que le ayudará a crear instrucciones de trabajo bien escritas de forma más rápida y sencilla que nunca.

¿Cómo redactar instrucciones de trabajo?

Escriba instrucciones claras y sencillas para ayudar a sus empleados a trabajar de forma segura y productiva. Tanto si escribe instrucciones para una cadena de montaje como si simplemente guía a un empleado a través de un procedimiento único, sus instrucciones deben ser claras y fáciles de seguir. Recuerde que los errores en el trabajo son costosos para todos los implicados. Cuando redacta instrucciones de trabajo eficaces, tanto los nuevos empleados como los trabajadores experimentados tienen más posibilidades de realizar sus tareas correctamente y de forma segura.

Si eres un profesional con experiencia, sabrás cómo redactarlas con eficacia y eficiencia. Pero no tema si es un novato en la redacción de instrucciones de trabajo. En un abrir y cerrar de ojos, creará instrucciones de trabajo eficaces como si fueran algo natural. Aquí tienes algunos consejos para empezar.

El primer consejo para crear instrucciones de trabajo es elegir qué tipo de documentación funciona mejor para su trabajo concreto. Utilice instrucciones de trabajo digitales para ayudar a los compañeros, operarios u otras personas que no estén familiarizadas con una determinada tarea o con la forma correcta de utilizar el equipo. Una vez que haya elegido entre documentación en papel o digital, es hora de pasar al segundo paso.

Escribe los pasos de tus instrucciones de trabajo. Cree instrucciones individuales para cada paso de su proceso, incluyendo capturas de pantalla y vídeos. Estos son algunos consejos generales para escribir instrucciones de trabajo:

1. Asegúrese de explicar detalladamente cada tarea. Las instrucciones paso a paso son vitales para evitar confusiones que puedan dar lugar a errores.

2. Además, asegúrese de que su lenguaje es claro y fácil de entender para todos los miembros de su equipo: cada frase debe estar escrita pensando en los lectores, no sólo en usted o en los empleados que ya saben lo que hay que hacer.

3. No utilice acrónimos ni lenguaje específico del sector.

4. Proporcione detalles exhaustivos sobre cómo se hacen las cosas, utilice elementos visuales y símbolos.

Y una vez que hayas terminado de crear tus instrucciones de trabajo... ¡Hazles un seguimiento! Utilice una herramienta como Azumuta para organizar su biblioteca de instrucciones de trabajo para que los usuarios puedan encontrarlas fácilmente más tarde. Esto ayudará a eliminar cualquier conjetura cuando estén listos para ejecutar tareas más adelante.

Por último, pero no por ello menos importante, asegúrese de que sus instrucciones de trabajo son completas. Incluso si uno o dos empleados abandonan el puesto antes de completar la formación, los nuevos deben ser capaces de ponerse al día rápidamente.

No dejes de consultar nuestra entrada del blog para obtener más consejos, trucos y trucos para elaborar instrucciones de trabajo digitales eficaces.

Dado que cada empresa funciona de forma diferente, basta con utilizar una herramienta automatizada o editar la plantilla (véase más abajo) para adaptarla a la suya. Si en lugar de eso decides crear algo totalmente nuevo, asegúrate de que siempre haya coherencia entre tus palabras y tus imágenes; una vez más: proporciona suficientes detalles para que entiendan claramente lo que hay que hacer, pero no les sobrecargues con información innecesaria.

Pasar de las instrucciones de trabajo en papel a las digitales

Todavía hay empresas a las que les gusta crear instrucciones de trabajo en papel, pero las instrucciones de trabajo digitales son más eficientes. Permite a los usuarios buscar lo que necesitan cuando lo necesitan; además, los archivos digitales pueden organizarse y editarse fácilmente, garantizando que todo esté actualizado. Otra ventaja de las instrucciones de trabajo digitales es que se pueden asignar niveles de permisos, permitiendo que sólo el personal pertinente edite o incluso vea determinados documentos. Veamos cómo aprovechar la tecnología para crear una documentación eficaz en el lugar de trabajo.

Estructura

En Azumuta, la base de cada instrucción se encuentra en la sección "Explorar". Puede ser útil imaginar el "Explorar" como todo el "cuaderno de papel" para un producto o zona de la fábrica - diferentes estaciones de trabajo/maquinaria. Consta de todos los temas, instrucciones y pasos que indican cómo realizar eficazmente una serie de tareas diferentes en una planta o con una máquina determinada.

Una categoría de artículos o una zona de fábrica

En muchos casos, una instrucción de trabajo se refiere directamente a un artículo. Si una instrucción de trabajo incluye directrices sobre la fabricación de un artículo específico o una categoría de artículo, se puede crear una instrucción de trabajo directamente bajo la "categoría de artículo" en Azumuta. En algunos casos, las instrucciones de trabajo no se refieren directamente a la fabricación de un artículo, sino a un área de la fábrica o a una máquina. Este suele ser el caso cuando las instrucciones de trabajo contienen directrices sobre un procedimiento a seguir durante una auditoría, mantenimiento, mensajes de error y uso de una máquina.

Instrucciones de trabajo

Una vez definida la estructura de artículos y fábricas, puede crear instrucciones de trabajo y vincularlas a categorías de artículos y zonas específicas en Azumuta. La mayor ventaja de las instrucciones de trabajo digitales es que pueden actualizarse y distribuirse fácilmente a los empleados. Las instrucciones de trabajo digitales permiten actualizaciones muy sencillas, ya se trate de un simple error tipográfico o de la actualización de toda una sección. Estos archivos digitales también pueden distribuirse fácilmente a todos los empleados a la vez, lo que permite realizar actualizaciones en toda la empresa sin grandes complicaciones.

Añadir Pasos de Instrucción a una Instrucción de Trabajo

Una vez creada una instrucción de trabajo, se pueden crear los distintos pasos dentro de esta instrucción de trabajo.

Escriba instrucciones claras. Deben ser de una sola frase y contener cada paso necesario en orden de principio a fin. Consejo: Si una instrucción de trabajo consta de un gran número de pasos a seguir, puede clasificarla por bloques de instrucciones.

Instrucción Pasos Editor

En la sección "Editor", puede añadir elementos visuales e información adicional relacionada con un paso concreto. El editor de instrucciones de trabajo consta de las siguientes pestañas:

1. General: En la pestaña General se coloca el texto relacionado con el paso de la instrucción de trabajo.

2. Estudio de tiempos: En la pestaña Estudio de tiempos puede introducirse una estimación teórica de la duración de un paso de instrucción de trabajo.

3. Equipo y símbolos: Aquí puede seleccionar los equipos y/o herramientas necesarios para una instrucción de trabajo concreta.

4. Piezas: Seleccione las piezas necesarias para la lista de materiales (BOM) para una instrucción de trabajo en particular, ¿la herramienta de piezas aún no está en la biblioteca de piezas? Añadir nuevas piezas.

5. Imágenes: Dentro de Azumuta se pueden añadir (múltiples) fotos a una instrucción de trabajo específica. Las imágenes vinculadas a instrucciones de trabajo pueden aclararse mediante elementos visuales incluidos en el editor de hojas de descripción de operaciones.

6. Comprobaciones: Dentro de Azumuta es posible añadir diferentes tipos de comprobaciones a una instrucción de trabajo.

7. Historial de revisiones: Una instrucción de trabajo puede modificarse rápida y fácilmente. Cuando se realizan cambios en una Instrucción de trabajo, la versión actual de la Instrucción de trabajo se guarda automáticamente como 'Borrador'. Esta versión borrador puede convertirse en una nueva versión oficial como una nueva versión oficial de revisión.

Compartir instrucciones de trabajo

Dentro de Azumuta se puede compartir un enlace a una instrucción de trabajo. De este modo, las personas sin cuenta en Azumuta también pueden ver instrucciones de trabajo específicas.

Utilización de instrucciones de trabajo con Azumuta

Recuerde que una instrucción de trabajo es un documento digital, creado por trabajadores para otros trabajadores, que describe cómo debe realizarse una tarea o un proceso. Estas instrucciones incluyen detalles de todo tipo, desde requisitos materiales y precauciones de seguridad hasta directrices de almacenamiento y medidas de control de calidad.

Consulte siempre a su equipo cuando redacte instrucciones de trabajo; ellos entenderán mejor lo que hay que documentar. Por último, recuerde que no hay dos procesos iguales. Asegúrese de que las instrucciones de trabajo cubren todos los aspectos de un proceso y utilice ejemplos cuando proceda. No sólo ayuda a ilustrar mejor los procedimientos adecuados, sino que también hace que la formación sea más práctica y atractiva para los empleados de todos los niveles.

¿Está preparado para pasar de las instrucciones de trabajo en papel a las digitales? El uso de un formato digital ofrece muchas ventajas. Desde facilitar la edición y revisión, ahorrar dinero en papel y aumentar la seguridad de los empleados, no es de extrañar que todo el mundo se esté subiendo al tren digital. Descubra cómo Azumuta aumenta la productividad y la eficiencia en la fábrica.