Wie man effektive Arbeitsanweisungen schreibt: Kostenlose Vorlage

Die Bedeutung guter Arbeitsanweisungen ist nicht zu übersehen, vor allem dann nicht, wenn Sie in der verarbeitenden Industrie tätig sind oder wenn Sie Dienstleistungen anbieten, bei denen Ihre Mitarbeiter bestimmte komplizierte Aufgaben erledigen müssen. Wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben und wie sie es am besten tun, dann brauchen Sie digitale Arbeitsanweisungen, die mit dem richtigen Tool oder mit Hilfe einer Vorlage für Arbeitsanweisungen erstellt werden.

Mit dieser kostenlosen Vorlage für Arbeitsanweisungen können Sie effektive Arbeitsanweisungen verfassen .

Was sind Arbeitsanweisungen?

Was ist eine Arbeitsanweisung? Wofür sind sie gedacht? Und wie unterscheiden sie sich von normalen Anweisungen, Richtlinien, Verfahren und SOPs?

Die Digitalisierung von Arbeitsanweisungen bietet mehrere Vorteile. Arbeitsanweisungen werden in vielen Unternehmen oft nur am Rande beachtet, aber digitale Arbeitsanweisungen können Ihnen helfen, das Ziel Ihres Unternehmens, produktiver und effizienter zu werden, zu erreichen. Mit einem effektiven Ansatz können Sie Anweisungen erstellen, die kostengünstig, skalierbar und einfach zu verwenden sind.

Die Bereitstellung klarer digitaler Arbeitsanweisungen wird dazu führen:

• erhöhte Effizienz;
• erhöhte Sicherheit;
• verbesserte Genauigkeit bei der Herstellung eines Produkts.

Verschwenden Sie keine Zeit mit dem Verfassen einer langen Liste von Anweisungen, die Ihre Teammitglieder nur verwirren - verwenden Sieein einfaches Tool, um klare Anweisungen zu geben, die Zeit und Geld sparen können.

Beispiel für erfolgreiche digitale Arbeitsanweisungen

Das Verfassen wirksamer Arbeitsanweisungen ist mit vielen Herausforderungen verbunden. Wenn Sie beispielsweise bei der Erstellung nicht methodisch vorgehen, könnten Sie viel Zeit aufwenden, nur damit Ihre Anweisungen fehlschlagen oder von den Mitarbeitern ignoriert werden. Wenn Ihre Anweisungen zu allgemein gehalten sind, kann es außerdem passieren, dass die Mitarbeiter sie nicht immer korrekt befolgen. Der beste Weg, diese Probleme zu lösen, ist ein schrittweises Vorgehen, mit dem Sie schneller und einfacher als je zuvor gut geschriebene Arbeitsanweisungen erstellen können.

Wie schreibt man Arbeitsanweisungen?

Schreiben Sie klare, einfache Anweisungen, damit Ihre Mitarbeiter sicher und produktiv arbeiten können. Ganz gleich, ob Sie Anweisungen für ein Fließband verfassen oder einfach nur einen Mitarbeiter durch einen einmaligen Vorgang führen, Ihre Anweisungen sollten klar und einfach zu befolgen sein. Denken Sie daran, dass Fehler bei der Arbeit für alle Beteiligten kostspielig sind. Wenn Sie wirksame Arbeitsanweisungen verfassen, haben sowohl neue als auch erfahrene Mitarbeiter eine bessere Chance, ihre Aufgaben korrekt - und sicher - auszuführen.

Wenn Sie ein erfahrener Fachmann sind, wissen Sie, wie man sie effektiv und effizient verfasst. Aber keine Angst, wenn Sie ein Neuling im Schreiben von Arbeitsanweisungen sind. In kürzester Zeit werden Sie effektive Arbeitsanweisungen verfassen, als wären sie Ihre zweite Natur! Hier sind einige Tipps für den Anfang.

Der erste Tipp bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen ist die Wahl der Dokumentationsart, die sich am besten für Ihre spezielle Aufgabe eignet. Verwenden Sie digitale Arbeitsanweisungen, um Mitarbeitern, Bedienern oder anderen Personen zu helfen, die mit einer bestimmten Aufgabe oder der korrekten Verwendung der Ausrüstung nicht vertraut sind. Sobald Sie sich zwischen Papier und digitaler Dokumentation entschieden haben, ist es an der Zeit, zu Schritt zwei überzugehen.

Schreiben Sie die Schritte Ihrer Arbeitsanweisung. Erstellen Sie individuelle Anweisungen für jeden Schritt in Ihrem Prozess, einschließlich Screenshots und Videos. Hier finden Sie einige allgemeine Tipps zum Verfassen von Arbeitsanweisungen:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie jede Aufgabe detailliert erklären. Schritt-für-Schritt-Anleitungen sind wichtig, um Verwirrung zu vermeiden, die zu Fehlern führen kann.

2. Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Sprache klar und für alle Mitglieder Ihres Teams leicht verständlich ist - jeder Satz sollte mit Blick auf die Leser geschrieben werden, nicht nur auf Sie selbst oder auf Mitarbeiter, die bereits wissen, was zu tun ist.

3. Verwenden Sie keine Akronyme oder branchenspezifische Ausdrücke.

4. Erläutern Sie ausführlich, wie etwas gemacht wird, und verwenden Sie Bilder und Symbole.

Und wenn Sie mit der Erstellung Ihrer Arbeitsanweisungen fertig sind... Verfolgen Sie sie! Verwenden Sie ein Tool wie Azumuta, um Ihre Arbeitsanweisungsbibliothek zu organisieren, damit die Benutzer sie später leicht finden können. So müssen sie nicht mehr rätseln, wenn sie später Aufgaben ausführen wollen.

Und nicht zuletzt sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Arbeitsanweisungen umfassend sind. Selbst wenn ein oder zwei Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, bevor die Schulung abgeschlossen ist, sollten neue Mitarbeiter in der Lage sein, sich schnell einzuarbeiten.

In unserem Blogbeitrag finden Sie weitere Tipps, Tricks und Hacks für die Erstellung effektiver digitaler Arbeitsanweisungen.

Da jedes Unternehmen anders arbeitet, verwenden Sie einfach ein automatisches Tool oder bearbeiten Sie die Vorlage (siehe unten), um sie an Ihr Unternehmen anzupassen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, stattdessen etwas völlig Neues zu erstellen, achten Sie darauf, dass Ihre Worte und Bilder immer kohärent sind. Auch hier gilt: Geben Sie genügend Details an, damit der Kunde versteht, was zu tun ist, aber überfrachten Sie ihn nicht mit unnötigen Informationen.

Umstellung von papierbasierten auf digitale Arbeitsanweisungen

Es gibt immer noch einige Unternehmen, die Arbeitsanweisungen gerne auf Papier erstellen, aber digitale Arbeitsanweisungen sind effizienter. Sie ermöglichen es den Benutzern, das zu suchen, was sie brauchen, wenn sie es brauchen; außerdem können digitale Dateien leicht organisiert und bearbeitet werden, so dass alles auf dem neuesten Stand ist. Ein weiterer Vorteil digitaler Arbeitsanweisungen ist, dass Sie Berechtigungsstufen zuweisen können, so dass nur die zuständigen Mitarbeiter bestimmte Dokumente bearbeiten oder sogar einsehen können. Sehen wir uns einmal an, wie Sie die Technologie zu Ihrem Vorteil nutzen können, um eine effektive Arbeitsplatzdokumentation zu erstellen.

Struktur

In Azumuta befindet sich die Basis jeder Anleitung im Abschnitt "Explore". Es könnte hilfreich sein, sich den "Explore" als das gesamte "Papierheft" für ein Produkt oder einen Fabrikbereich - verschiedene Arbeitsstationen/Maschinen- vorzustellen. Es besteht aus jedem Thema, jeder Anweisung und jedem Schritt, der angibt, wie eine Reihe verschiedener Aufgaben in einer Anlage oder mit einer bestimmten Maschine effektiv durchgeführt werden kann.

Eine Artikelkategorie oder eine Fabrikzone

In vielen Fällen bezieht sich eine Arbeitsanweisung direkt auf einen Artikel. Wenn eine Arbeitsanweisung Richtlinien zur Herstellung eines bestimmten Artikels oder einer Artikelkategorie enthält, kann eine Arbeitsanweisung direkt unter der "Artikelkategorie" in Azumuta angelegt werden. In manchen Fällen beziehen sich Arbeitsanweisungen nicht direkt auf die Herstellung eines Artikels, sondern auf einen Betriebsbereich oder eine Maschine. Dies ist häufig der Fall, wenn Arbeitsanweisungen Richtlinien für die Vorgehensweise bei einem Audit, für die Wartung, für Fehlermeldungen und für die Verwendung einer Maschine enthalten.

Arbeitsanweisungen

Sobald die Artikel- und Fabrikstruktur definiert ist, können Sie Arbeitsanweisungen erstellen und mit bestimmten Artikelkategorien und Zonen in Azumuta verknüpfen. Der größte Vorteil digitaler Arbeitsanweisungen ist, dass sie leicht aktualisiert und an die Mitarbeiter verteilt werden können. Digitale Arbeitsanweisungen lassen sich sehr leicht aktualisieren, egal ob es sich um einen einfachen Tippfehler oder eine Aktualisierung eines ganzen Abschnitts handelt. Diese digitalen Dateien können auch problemlos an alle Mitarbeiter gleichzeitig verteilt werden, so dass Aktualisierungen im gesamten Unternehmen ohne großen Aufwand möglich sind.

Hinzufügen von Instruktionsschritten zu einer Arbeitsanweisung

Sobald eine Arbeitsanweisung erstellt wurde, können die verschiedenen Schritte innerhalb dieser Arbeitsanweisung erstellt werden.

Schreiben Sie klare Anweisungen. Sie sollte aus einem einzigen Satz bestehen und jeden notwendigen Schritt in der Reihenfolge vom Anfang bis zum Ende enthalten. Tipp: Wenn eine Arbeitsanweisung aus einer großen Anzahl von Schritten besteht, können Sie sie in Anweisungsblöcke unterteilen.

Anweisung Schritte Editor

Im Bereich "Editor" können Sie Bildmaterial und zusätzliche Informationen zu einem bestimmten Schritt hinzufügen. Der Arbeitsanweisungseditor besteht aus den folgenden Registerkarten:

1. Allgemein: Auf der Registerkarte Allgemein wird der Text für den Arbeitsanweisungsschritt platziert.

2. Zeitstudie: In der Registerkarte Zeitstudie kann eine theoretische Abschätzung der Dauer eines Arbeitsanweisungsschritts eingegeben werden.

3. Ausrüstung und Symbole: Hier können Sie die für eine bestimmte Arbeitsanweisung erforderliche Ausrüstung und/oder Werkzeuge auswählen.

4. Teile: Wählen Sie die benötigten Teile für die Stückliste für eine bestimmte Arbeitsanweisung aus, ist das Teilwerkzeug noch nicht in der Teilebibliothek? Neue Teile hinzufügen.

5. Bildmaterial: In Azumuta können Sie (mehrere) Fotos zu einer bestimmten Arbeitsanweisung hinzufügen. Bilder, die mit Arbeitsanweisungen verknüpft sind, können durch visuelle Elemente, die im Editor für Arbeitsanweisungen enthalten sind, verdeutlicht werden.

6. Prüfungen: In Azumuta ist es möglich, einer Arbeitsanweisung verschiedene Arten von Prüfungen hinzuzufügen.

7. Änderungshistorie: Eine Arbeitsanweisung kann schnell und einfach geändert werden. Wenn Änderungen an einer Arbeitsanweisung vorgenommen werden, wird die aktuelle Version der Arbeitsanweisung automatisch als "Entwurf" gespeichert. Diese Entwurfsversion kann in eine neue offizielle Version als neue Revision offizielle Version umgewandelt werden.

Arbeitsanweisungen teilen

Innerhalb von Azumuta kann ein Link zu einer Arbeitsanweisung geteilt werden. Auf diese Weise können auch Personen ohne Azumuta-Konto bestimmte Arbeitsanweisungen einsehen.

Verwendung von Arbeitsanweisungen mit Azumuta

Denken Sie daran, dass es sich bei einer Arbeitsanweisung um ein digitales Dokument handelt, das von Arbeitnehmern für andere Arbeitnehmer erstellt wird und in dem beschrieben wird, wie eine Aufgabe oder ein Prozess ausgeführt werden sollte. Diese Anweisungen enthalten Details zu allem, von Materialanforderungen und Sicherheitsvorkehrungen bis hin zu Lagerungsrichtlinien und Qualitätskontrollmaßnahmen.

Beraten Sie sich beim Verfassen von Arbeitsanweisungen immer mit Ihrem Team; es versteht am besten, was dokumentiert werden muss. Schließlich sollten Sie bedenken, dass kein Prozess dem anderen gleicht. Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsanweisungen jeden Aspekt eines Prozesses abdecken und verwenden Sie gegebenenfalls Beispiele. Dies trägt nicht nur dazu bei, die korrekten Verfahren besser zu veranschaulichen, sondern macht auch die Schulung für die Mitarbeiter aller Ebenen praxisnaher und ansprechender.

Sind Sie bereit für die Umstellung von papierbasierten Arbeitsanweisungen auf digitale Arbeitsanweisungen? Die Verwendung eines digitalen Formats bietet viele Vorteile. Von der einfacheren Bearbeitung und Überarbeitung über die Einsparung von Papier bis hin zur Erhöhung der Mitarbeitersicherheit - es ist kein Wunder, dass jeder auf den digitalen Zug aufspringt. Erfahren Sie, wie Azumuta die Produktivität und Effizienz in den Betrieben steigert.