Qualifikationsmatrix vs. Kompetenzmatrix: Sind sie das Gleiche?

Skills Matrix und Competency Matrix sind Begriffe, die Managern und Personalverantwortlichen vertraut sind. Beide Instrumente werden üblicherweise zur Bewertung und Verwaltung von Mitarbeitern in einem Unternehmen verwendet, unabhängig von der Branche.

Die Begriffe Qualifikationsmatrix und Kompetenzmatrix werden gelegentlich synonym verwendet. Sie klingen identisch, und viele Fachleute glauben sogar, dass sie dasselbe sind.

Bei einer Kompetenzmatrix und einer Kompetenzmatrix handelt es sich jedoch um zwei unterschiedliche Instrumente. Trotz ihrer ähnlichen Namen und Ähnlichkeiten dienen beide Instrumente unterschiedlichen Zwecken. Sie haben sogar unterschiedliche Merkmale, Zielnutzer, Inhalte und verschiedene andere Unterschiede.

In diesem Artikel werden wir uns eingehend mit Qualifikations- und Kompetenzmatrizen befassen. Wir werden auch ihre wichtigsten Unterschiede, Gemeinsamkeiten und Digitalisierungsmöglichkeiten aufzeigen und Ihnen bei der Auswahl der für Ihre Bedürfnisse am besten geeigneten Tools helfen.

Was ist eine Qualifikationsmatrix?

Eine Kompetenzmatrix ist die visuelle Darstellung des Kompetenzniveaus Ihrer Mitarbeiter in ausgewählten Kompetenzbereichen. Fähigkeiten beziehen sich hier auf die Fachkenntnisse eines Mitarbeiters in einem bestimmten Bereich. Zum Beispiel Fähigkeiten im Schweißen, Gabelstaplerfahren oder JavaScript-Programmierung. Fertigkeiten sind hochgradig technisch und berufsspezifisch.

Eine Matrix hingegen ist eine Tabelle, die numerische Daten enthält. Kurz gesagt ist eine Qualifikationsmatrix also eine Tabelle, in der die Qualifikationsniveaus Ihrer Mitarbeiter numerisch dargestellt werden.

Die Verwendung einer Kompetenzmatrix innerhalb eines Teams

Eine Qualifikationsmatrix überwacht und bewertet das Qualifikationsniveau der Mitarbeiter innerhalb eines Teams. Sie enthält nur tätigkeitsspezifische Fähigkeiten und umfasst keine allgemeinen Soft Skills wie Kommunikation, Führung und Teamwork. Eine Kompetenzmatrix ist hilfreich bei der Entscheidung über die Aufgabenzuweisung und der Planung künftiger technischer Schulungen.

Da sie sich auf spezifische berufsbezogene Fähigkeiten konzentriert, wird sie meist von Projektmanagern zur individuellen Bewertung ihrer Abteilungsmitglieder verwendet. Eine Kompetenzmatrix wird in der Regel intern in einer Abteilung verwendet und wird aufgrund ihrer Spezifität nicht außerhalb der eigenen Abteilung eingesetzt.

Wie erstellt und verwendet man eine Kompetenzmatrix?

Die Erstellung und Verwendung einer Kompetenzmatrix ist ein unkomplizierter Prozess. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Kompetenzmatrix zu erstellen und zu verwenden: manuell oder mit Hilfe einer Kompetenzmatrix-Software. Wenn Sie sich für die erste Variante entscheiden, können Sie eine Kompetenzmatrix mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel oder Google Sheets erstellen.

Alternativ können Sie auch eine Vorlage für eine Qualifikationsmatrix aus dem Internet herunterladen. Einige dieser Vorlagen sind kostenlos, während andere kostenpflichtig sind. Nach dem Herunterladen formatieren Sie sie mit Microsoft Excel oder ähnlichen Programmen nach Ihren Bedürfnissen.

Danach ist Ihre Kompetenzmatrix einsatzbereit. Tragen Sie die Namen Ihrer Teammitglieder auf einer Achse und die eingestuften Fähigkeiten auf der anderen Achse ein. In der Mitte tragen Sie den numerischen Wert der Fähigkeiten ein.

Die Verwendung einer Qualifikationsmatrix-Software bietet eine bessere Erfahrung. Es ist nicht nötig, eine Vorlage zu entwerfen, herunterzuladen und zu bearbeiten. Geben Sie einfach die Namen Ihrer Mitarbeiter, die eingestuften Kompetenzen und die Kompetenzwerte in das vorhandene Feld ein. Darüber hinaus ist die Kompetenzmatrix-Software mit vielen zusätzlichen Funktionen ausgestattet, die sie zu einem weitaus leistungsfähigeren Werkzeug als herkömmliche Matrizen machen.

Was ist eine Kompetenzmatrix?

Bei einer Kompetenzmatrix handelt es sich um eine kompetenzbasierte Darstellung des Niveaus bestimmter Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter. Kompetenzen beziehen sich auf eine Reihe von Fähigkeiten (sowohl Hard- als auch Soft Skills), die zur Erfüllung einer Aufgabe erforderlich sind.

Ein gutes Beispiel dafür ist die Kompetenz, eine Website zu erstellen. Für diese Kompetenz ist eine Kombination aus mehreren Hard- und Soft Skills erforderlich. Zu den erforderlichen Hard Skills gehören eine oder mehrere Programmiersprachen, Grafikdesign-Tools und SEO-Analysen.

Zu den Soft Skills, die für diese Kompetenz erforderlich sind, gehören Zeitmanagement (da Fristen einzuhalten sind), Teamfähigkeit und Problemlösungskompetenz (bei der Neugestaltung einer Website sind immer Fehler zu beheben).

Die Unterschiede zwischen einer Qualifikationsmatrix und einer Kompetenzmatrix werden wir im nächsten Abschnitt erläutern.

Der Zweck einer Kompetenzmatrix in einer Organisation

Eine Kompetenzmatrix bildet die Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder in ausgewählten Kompetenzen, einschließlich Soft Skills, ab. Da Kompetenzen breiter gefasst sind als Fertigkeiten, ist ihr Anwendungsbereich allgemeiner als bei Qualifikationsmatrizen.

Eine Kompetenzmatrix wird eher von Personalverantwortlichen und Mitgliedern der oberen Führungsebene als von Projektleitern verwendet. Eine Kompetenzmatrix wird häufig verwendet, um die Vergütungspläne und das Beförderungspotenzial von Mitarbeitern zu bewerten. Darüber hinaus wird sie auch als Datenquelle für die Einstellungsstrategie eines Unternehmens verwendet.

Wie entwirft man eine Kompetenzmatrix und setzt sie ein?

Die Erstellung und Verwendung einer Kompetenzmatrix ist im Grunde dasselbe wie die einer Qualifikationsmatrix. Sie können sie mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel oder Google Sheets erstellen. Andernfalls können Sie eine Vorlage für eine Kompetenzmatrix aus dem Internet herunterladen und sie nach Ihren Bedürfnissen bearbeiten.

Und natürlich können Sie für die Erstellung und Verwendung Ihrer Kompetenzmatrix auch eine Kompetenzmatrix-Software verwenden. Da sowohl Kompetenz- als auch Qualifikationsmatrizen das gleiche Design haben (nur die Inhalte sind unterschiedlich), können Sie immer eine Qualifikationsmatrix-Software für Ihre Kompetenzmatrizen verwenden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Qualifikationsmatrix und einer Kompetenzmatrix?

Nachdem nun sowohl die Fähigkeiten als auch die Kompetenzmatrizen ausführlich erläutert wurden, ist es an der Zeit, ihre Unterschiede zu analysieren. Hier sind die Hauptunterschiede zwischen den beiden:

Fertigkeiten vs. Kompetenzen

Wie der Name schon sagt, konzentriert sich eine Qualifikationsmatrix auf die Fähigkeiten, während eine Kompetenzmatrix auf die Kompetenzen ausgerichtet ist. In einer Kompetenzmatrix werden nur technische, arbeitsplatzbezogene Fähigkeiten bewertet. Beispiele für Fähigkeiten sind Kenntnisse in der Codierung in Phyton, technische Kenntnisse in der ISO 9001-Zertifizierung, Fähigkeiten im Umgang mit einem Drehmomentwerkzeug und viele andere.

Andererseits bildet eine Kompetenzmatrix die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter ab, die weiter gefasst sind als die Fähigkeiten. Ein gutes Beispiel ist die Budgetierungskompetenz. Unter diese Kompetenz fallen technische Fähigkeiten wie die Kenntnis der allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätze (GAAP) oder eines ähnlichen Systems in der jeweiligen Rechtsordnung, Microsoft Excel-Kenntnisse und die Fähigkeit, Finanzberichte zu erstellen, sowie Soft Skills wie Zeitmanagement (um Fristen einzuhalten) und Aufmerksamkeit für kleine Details.

Eine Kompetenzmatrix deckt mehr Aspekte ab als eine Qualifikationsmatrix, ist aber weniger spezifisch und bietet weniger tiefgehende Einblicke in die technischen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Außerdem enthält eine Kompetenzmatrix in der Regel nur vollständig quantitativ gemessene Indikatoren. Im Gegensatz dazu enthält eine Kompetenzmatrix sowohl quantitative als auch qualitativ gemessene Indikatoren, auch wenn die Messungen weniger tief gehen und weniger quantitativ definiert sind.

Kurz gesagt, eine Kompetenzmatrix ist spezifischer, umfasst nur technische Fähigkeiten und ist stark sektorbezogen. Eine Kompetenzmatrix hingegen ist breiter angelegt, umfasst sowohl technische als auch soziale Kompetenzen und ist nicht auf einen bestimmten Sektor festgelegt. Der Nachteil ist, dass sie eine weniger tief gehende Analyse bietet als eine Kompetenzmatrix und aufgrund ihrer qualitativen Messungen weniger objektiv ist.

Verwendungen innerhalb einer Organisation

Aufgrund ihrer unterschiedlichen Inhalte dienen eine Qualifikationsmatrix und eine Kompetenzmatrix verschiedenen organisatorischen Funktionen. Da eine Kompetenzmatrix nur die technischen Fähigkeiten eines Mitarbeiters bewertet, wird sie im Allgemeinen in einem kleinen Team innerhalb eines Unternehmens verwendet. In einem Produktdesignteam würde ein Manager beispielsweise Fähigkeiten wie AutoCAD oder Blender in die Kompetenzmatrix seiner Teammitglieder aufnehmen.

Eine Kompetenzmatrix wird üblicherweise verwendet, um die Aufgaben innerhalb eines Teams zu verteilen. So erhält jedes Teammitglied Aufgaben, die seinem Qualifikationsniveau entsprechen. Jüngere Mitarbeiter können einfachere Aufgaben erhalten, während Ihre älteren Teammitglieder anspruchsvollere Aufgaben zugewiesen bekommen.

Es ist auch hilfreich bei der Planung eines täglichen/wöchentlichen Dienstplans, damit immer hochqualifizierte Mitarbeiter zur Verfügung stehen, falls eines Ihrer Teammitglieder im Urlaub ist.

Eine Kompetenzmatrix hingegen ist breiter angelegt. Sie wird nicht nur von Projektmanagern verwendet, sondern häufig auch von Personalverantwortlichen oder Führungskräften zur Beurteilung von Mitarbeitern im gesamten Unternehmen.

Die in einer Kompetenzmatrix enthaltenen Daten werden zur Bewertung der Nachfolge-, Beförderungs- und Vergütungspläne von Mitarbeitern verwendet. Bevor ein Mitarbeiter befördert oder eine Gehaltserhöhung gewährt wird, ist es von entscheidender Bedeutung, seine Soft- und Hard-Skills zu bewerten - und es gibt keinen besseren Weg, sie abzubilden, als mit Hilfe einer Kompetenzmatrix.

Außerdem würden die Personalverantwortlichen vor der Einstellung eines neuen Mitarbeiters zunächst ihre Kompetenzmatrix konsultieren, um die Qualitäten des idealen neuen Mitarbeiters, den das Unternehmen benötigt, besser zu verstehen.

Gibt es Ähnlichkeiten zwischen einer Kompetenzmatrix und einer Qualifikationsmatrix?

Trotz ihrer Unterschiede weisen eine Qualifikationsmatrix und eine Kompetenzmatrix auch zahlreiche Gemeinsamkeiten auf. Sie haben so viele Gemeinsamkeiten, dass viele Fachleute beide Begriffe synonym verwenden. Hier sind einige der Gemeinsamkeiten zwischen den beiden:

Fertigkeiten und Kompetenzen der Mitarbeiter aus der Vogelperspektive

Sowohl die Qualifikations- als auch die Kompetenzmatrix bieten eine unvergleichliche Übersicht über die Fähigkeiten und Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter. Mit einem einzigen Blick auf Ihre Matrix sind Sie sofort über die Fähigkeiten und Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter informiert.

Mit diesen Informationen können Sie sicher sein, dass alle Ihre Entscheidungen datengestützt sind. Mit Qualifikations- und Kompetenzmatrizen sind Sie immer gut informiert, bevor Sie Maßnahmen ergreifen, wie z. B. die Planung eines Schulungsprogramms für Ihre Mitarbeiter, die Entscheidung darüber, wer in der nächsten Woche in den Dienstplan aufgenommen wird, die Prüfung des Antrags eines Mitarbeiters auf eine Gehaltserhöhung und viele andere Anwendungen aus dem Alltag.

Universell in jeder Branche anwendbar

Eine weitere Gemeinsamkeit zwischen einer Qualifikationsmatrix und einer Kompetenzmatrix ist ihr universeller Charakter. Beide Matrizen sind in jeder Branche hilfreich. Unabhängig von Ihrer Branche ist die regelmäßige Bewertung der Fähigkeiten und Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter eine wichtige Aufgabe.

Und es gibt kein besseres Instrument für diese Aufgabe als eine Qualifikations- und Kompetenzmatrix. Wenn eine Qualifikations- oder Kompetenzlücke festgestellt wurde, ist es an der Zeit, entweder ein Schulungsprogramm zu planen oder einen neuen Mitarbeiter für Ihr Team einzustellen.

Hin und wieder kommt es vor, dass Ihre Mitarbeiter eine Beförderung oder eine Gehaltserhöhung beantragen, unabhängig von ihrer Position und Rolle. Um zu messen, ob solche Mitarbeiter die beantragte Beförderung oder Gehaltserhöhung verdient haben, sind Kompetenzmatrizen Ihr bester Freund.

Erhältlich in konventionellen und softwarebasierten Versionen

Eine Qualifikationsmatrix und eine Kompetenzmatrix sind praktisch identisch aufgebaut. So können beide Instrumente in einer herkömmlichen oder einer softwarebasierten Version vorliegen.

Eine herkömmliche Qualifikations- oder Kompetenzmatrix kann mithilfe eines Tabellenkalkulationsprogramms von Grund auf neu erstellt werden. Alternativ können Sie auch eine Vorlage für eine Kompetenzmatrix aus dem Internet herunterladen und die erforderlichen Änderungen vornehmen, um sie an die Bedürfnisse Ihres Teams anzupassen.

Natürlich können Sie auch eine Software für Qualifikations- oder Kompetenzmatrizen verwenden. Aufgrund ihres ähnlichen Aufbaus können Sie sowohl Qualifikations- als auch Kompetenzmatrizen mit derselben Software erstellen und verwenden.

Die Verwendung einer softwarebasierten Matrix ist immer empfehlenswert, da sie eine Fülle von leistungsstarken Funktionen bietet, die in einer konventionellen Matrix nicht vorhanden sind.

Die Wahl des richtigen Werkzeugs für Ihre Bedürfnisse

Nun, da Sie die Unterschiede und Gemeinsamkeiten zwischen Kompetenzmatrizen und Kompetenzmatrizen kennen, ist es an der Zeit, beide zu nutzen. Aber Sie fragen sich vielleicht, welche soll ich verwenden?

Kurz gesagt, es hängt davon ab, wofür Sie die Matrix verwenden. In diesem Abschnitt werden wir Ihnen helfen, herauszufinden, welche Matrix am besten für Ihre Bedürfnisse geeignet ist.

Wann sollten Sie sich für eine Qualifikationsmatrix entscheiden?

Bei einer Kompetenzmatrix geht es um spezifische berufsbezogene Fähigkeiten. Wenn Sie also ein Projektleiter eines kleinen Teams oder einer hochtechnischen Abteilung sind, werden Sie wahrscheinlich häufiger eine Kompetenzmatrix verwenden.

Darüber hinaus ist eine Qualifikationsmatrix das richtige Instrument für Aufgaben wie die Bewertung der technischen Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder, die Planung anstehender Schulungen, die Organisation eines Arbeitsplans und andere ähnliche Aufgaben.

Wann ist eine Kompetenzmatrix zu bevorzugen?

Eine Kompetenzmatrix ist für Sie besser geeignet, wenn Sie als Personalverantwortlicher oder als Manager für mehrere Abteilungen zuständig sind. Vor allem für Aufgaben wie die Bewertung der Vergütung und der künftigen Karriereentwicklung Ihrer Mitarbeiter, die Darstellung ihrer Gesamtleistung und als Informationsquelle für Einstellungszwecke.

Kombination von Fertigkeiten und Kompetenzmatrizen

In jedem Fall ist es empfehlenswert, sowohl eine Qualifikationsmatrix als auch eine Kompetenzmatrix zur Verfügung zu haben. Um die rationellsten Geschäftsentscheidungen zu treffen, benötigen Sie alle Daten und Erkenntnisse, die Ihnen zu einem bestimmten Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

Kompetenzmatrizen werden idealerweise von den Projektleitern der einzelnen Abteilungen erstellt und verwaltet. Jede Abteilung sollte ihre eigene Kompetenzmatrix haben. Da eine Kompetenzmatrix sehr technisch ist, verstehen nur diejenigen, die in diesem Bereich arbeiten, ihren Inhalt vollständig. Jemand, der im Finanzwesen tätig ist, kann niemals die Programmierkenntnisse eines IT-Mitarbeiters in SQL bewerten und umgekehrt.

Im Gegensatz dazu ist eine Kompetenzmatrix eher allgemein und breit angelegt. Die Daten aus der Kompetenzmatrix der einzelnen Abteilungen können in eine unternehmensweite Kompetenzmatrix-Datenbank eingespeist werden.

Darüber hinaus kann ein Personalverantwortlicher die Soft Skills seiner Mitarbeiter bewerten und diese Informationen in die unternehmensweite Kompetenzmatrix aufnehmen. Daher dürfte eine einzige unternehmensweite Kompetenzmatrix, die von der Personalabteilung geführt wird, in den meisten Fällen ausreichend sein.

Verwendung softwarebasierter Fähigkeiten und Kompetenzmatrizen

An dieser Stelle sollte klar sein, dass sowohl Qualifikations- als auch Kompetenzmatrizen für jede Organisation von größter Bedeutung sind. Darüber hinaus können Sie dieses praktische Instrument durch den Einsatz einer softwarebasierten Kompetenzmatrixsoftware noch weiter verbessern. Einige wichtige Vorteile der Verwendung einer Kompetenzmatrix-Software sind:

• Eine mühelose Erfahrung bei der Bewertung der Fähigkeiten und Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter
• Eine transparentere Planung der Vergütung und der beruflichen Entwicklung Ihrer Mitarbeiter
• Effizientere und zielgerichtete Schulungsprogramme für Mitarbeiter
• Ein digitaler, datengestützter Einstellungsprozess
• Umstellung auf 100 % papierlos

Und viele andere Vorteile. Eine ausführlichere Erklärung der Vorteile einer softwarebasierten Kompetenzmatrix finden Sie in unserem Artikel hier.

Wichtigste Erkenntnisse

Nutzen Sie eine erstklassige Software zur Erstellung und Verwaltung Ihrer Kompetenzmatrizen. Das Azumuta-Modul "Skills Matrix & Training" bietet alle Funktionen, die Ihr Unternehmen für die Erstellung und Verwaltung leistungsfähiger Qualifikations- und Kompetenzmatrizen benötigt.

Sie können nicht nur mühelos visuell intuitive Qualifikations- und Kompetenzmatrizen erstellen, sondern auch Funktionen wie die Planung langfristiger Schulungsprogramme, die Erstellung individuell zugeschnittener Leistungsberichte für Mitarbeiter und viele andere vorteilhafte Funktionen nutzen.

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