Die 10 wichtigsten Vorteile der Skills Matrix Software

Manche Leute sagen, dass die Mitarbeiter das wertvollste Kapital eines Unternehmens sind. Diese Behauptung ist in der Tat zutreffend, denn die Mitarbeiter sind diejenigen, die Ihr Unternehmen im Tagesgeschäft führen. Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen sind die wichtigsten Faktoren für den Erfolg Ihres Unternehmens.

Es liegt daher in Ihrem Interesse, sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter stets gut geschult sind. Es gibt viele Möglichkeiten, die Fähigkeiten und den Ausbildungsstand Ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Eine der gängigsten Methoden ist die Verwendung einer Kompetenzmatrix, die es in konventioneller oder softwarebasierter Form gibt.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen Kompetenzmatrizen vor, den Unterschied zwischen herkömmlichen und softwarebasierten Kompetenzmatrix-Tools und die 10 wichtigsten Vorteile der Verwendung von Kompetenzmatrix-Software.

Was ist eine Qualifikationsmatrix?

Eine Kompetenzmatrix ist eine Datenvisualisierung der Kompetenzen von Mitarbeitern. Sie bewertet die Fähigkeiten und den Ausbildungsstand der Mitarbeiter und bildet sie numerisch ab, oft auch mit Farbcodierung. Manager verwenden eine Kompetenzmatrix in der Regel, um die Leistung der Mitarbeiter zu bewerten und um zu wissen, welche Schulungen für welchen Mitarbeiter erforderlich sind.

In der Vergangenheit wurden alle Kompetenzmatrizen auf Papier erstellt. Manchmal waren sie auch an einer Tafel an der Wand angebracht, auf der jeder das ausgewählte Qualifikationsniveau eines jeden Mitarbeiters für bestimmte Qualifikationsgruppen sehen konnte. Heute werden die meisten Kompetenzmatrizen digital erstellt und verwendet. Einige Manager bevorzugen die manuelle Erstellung mit Hilfe von Microsoft Excel-Tabellen, während andere die Verwendung von Kompetenzmatrix-Software bevorzugen.

Erfahren Sie mehr über die Qualifikationslücke, Qualifikationsmatrizen und Qualifikationsmatrixsoftware in unserem "Ultimativen Leitfaden für Qualifikationsmatrix und Training".

Warum ist eine Qualifikationsmatrix wichtig?

Unabhängig von der Branche ist eine Kompetenzmatrix der beste Freund eines jeden Managers. Sie ermöglicht es Managern, die umfangreichen Fähigkeiten eines jeden Mitarbeiters objektiv zu messen. Sie konzentrieren sich in der Regel auf die technischen, berufsbezogenen Fähigkeiten eines Mitarbeiters. Darüber hinaus werden auch frühere Schulungen erfasst. Wie das Sprichwort schon sagt: "Messen heißt wissen".

Mit diesen hilfreichen Informationen können Manager Schulungen für ihre Mitarbeiter planen. Wurde bei mehreren Mitarbeitern ein Qualifikationsdefizit festgestellt, können Manager eine teamweite Schulung organisieren, um dieses Defizit zu beheben. Wurde eine Qualifikationslücke bei einem oder wenigen Mitarbeitern festgestellt, ist eine maßgeschneiderte persönliche Schulung vorzuziehen.

Wie erstellt man eine Qualifikationsmatrix?

Die Erstellung einer Qualifikationsmatrix mit herkömmlichen Werkzeugen oder spezieller Software ist kein Hexenwerk. Jeder Arbeitnehmer mit Computerkenntnissen kann eine einfache Kompetenzmatrix erstellen. Erstellen Sie einfach eine Matrix mit Microsoft Excel oder einem ähnlichen Tool, oder laden Sie eine Vorlage aus dem Internet herunter und passen Sie sie an (in der Regel auf Excel-Basis). Einige Vorlagen können kostenlos heruntergeladen werden, während andere kostenpflichtig sind.

Geben Sie die Namen Ihrer Mitarbeiter auf der einen und die gemessenen Fähigkeiten auf der anderen Achse ein. Geben Sie anschließend den Wert der gemessenen Fähigkeiten (in Zahlen, Buchstaben, Farbkodierung oder einer Kombination) in die Tabelle ein. Und damit haben Sie erfolgreich eine einfache Kompetenzmatrix erstellt.

Wenn Sie eine softwarebasierte Kompetenzmatrix verwenden, geben Sie einfach die erforderlichen Inhalte ein, ohne Zeit und Mühe für den Entwurfsteil aufzuwenden.

Was ist Skills Matrix Software?

Die Verwendung einer Kompetenzmatrix ist ein Muss für jeden Manager. Darüber hinaus können Sie dieses leistungsstarke Instrument mit Hilfe einer Kompetenzmatrixsoftware weiter verbessern. Eine Kompetenzmatrix-Software ist ein digitales Tool, auf das Sie von einem PC/Tablet/Handy aus zugreifen können und mit dem Sie Kompetenzmatrizen erstellen, verwalten und mit anderen Teammitgliedern teilen können.

Eine Kompetenzmatrix-Software bietet viel mehr als eine herkömmliche Kompetenzmatrix. Sie fungiert nicht nur als Instrument zur Verfolgung der Mitarbeiterschulung und zur Bewertung ihrer Fähigkeiten, sondern kann auch anderen praktischen Zwecken dienen.

Wir werden die Hauptunterschiede zwischen konventionellen und softwarebasierten Kompetenzmatrizen im nächsten Abschnitt näher untersuchen.

Verwendung einer herkömmlichen Qualifikationsmatrix im Vergleich zu einer Qualifikationsmatrix-Software

Heute lassen sich Kompetenzmatrizen in konventionelle und softwarebasierte Kategorien unterteilen. Der Hauptunterschied liegt darin, wie sie erstellt und verwendet werden.

Eine herkömmliche Kompetenzmatrix wird normalerweise mit einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel oder Google Sheets erstellt. Die Manager müssen die Spalten und Zeilen manuell anpassen, um eine geeignete Kompetenzmatrix zu erstellen.

Alternativ können auch Vorlagen für Qualifikationsmatrizen aus Online-Quellen heruntergeladen werden, die allerdings noch etwas angepasst werden müssen, um den Bedürfnissen eines Unternehmens zu entsprechen. Nachdem sie eine Vorlage erstellt haben, können die Manager wie in jeder anderen Tabellenkalkulation Daten manuell in ihre herkömmliche Kompetenzmatrix eingeben und löschen.

Die Verwendung einer Qualifikationsmatrix-Software ist eine andere Sache. Sowohl herkömmliche als auch softwaregestützte Kompetenzmatrizen dienen hauptsächlich der Nachverfolgung von Mitarbeiterfähigkeiten und Schulungen. Es gibt jedoch viele Aspekte, in denen sie sich unterscheiden.

Im Allgemeinen ist eine softwarebasierte Kompetenzmatrix praktischer und verfügt über mehr Funktionen als ihr herkömmliches Gegenstück. Eine Software für eine Kompetenzmatrix enthält in der Regel bereits eine vorgefertigte Vorlage. Sie brauchen also nur die erforderlichen Daten einzugeben und zu verwalten, was Ihnen Zeit für die Gestaltung und Farbcodierung der Matrix erspart.

Hauptmerkmale der Skills Matrix Software

Eine Skill-Matrix-Software bietet zahlreiche Funktionalitäten. Es gibt unzählige Anbieter von Kompetenzmatrixsoftware auf dem Markt, und hier sind einige der Standardfunktionen von Kompetenzmatrixsoftware.

Zugänglichkeit und Portabilität

Das auffälligste Merkmal einer softwarebasierten Kompetenzmatrix ist ihre Zugänglichkeit und Portabilität. Auf sie kann von jedem internetfähigen Gerät aus zugegriffen werden, z. B. von einem PC, einem Tablet oder einem Mobiltelefon. Sie können sie also jederzeit und überallhin mitnehmen. Sie können Ihre Kompetenzmatrizen auch dann erstellen oder bearbeiten, wenn Sie nicht im Büro sind, was Ihnen eine hohe Flexibilität bietet.

Prüfung Ihrer Mitarbeiter

Neben dem Überblick über die Fähigkeiten und die Ausbildung Ihrer Mitarbeiter ist das Testen ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten von entscheidender Bedeutung. Viele Kompetenzmatrixsoftware verfügt über einen integrierten Bereich für Mitarbeitertests. Sie können Ihre Mitarbeiter durch Quizfragen testen - komplett mit Bildern, Videos und anderen unterstützenden Medien.

Automatisierte Echtzeit-Aktualisierungen

Aufgrund ihres digitalen Charakters bieten softwarebasierte Kompetenzmatrizen Echtzeit-Updates für ihre Nutzer. Diese Echtzeit-Updates können in Form von akustischen (z. B. "Ping"-Ton oder Vibration) oder visuellen (z. B. farbcodierte Lichter oder eine Pop-up-Nachricht) Benachrichtigungen auf dem Ziel-PC/Tisch/Handy erfolgen.

Diese Echtzeit-Updates können für verschiedene Zwecke genutzt werden, z. B. um Mitarbeiter an bevorstehende Schulungen zu erinnern oder sie darüber zu informieren, ob sie bestimmte Kompetenztests bestanden oder nicht bestanden haben.

Eingebaute Matrixvorlage

Software für Qualifikationsmatrizen wird in der Regel mit einer integrierten Vorlage geliefert. Daher müssen Sie die Matrix nicht von Grund auf neu entwerfen. Geben Sie einfach Texte und Zahlen in die vorhandene Matrix ein, und schon ist sie einsatzbereit.

Zusammenarbeit und Kommunikation

Ein weiteres bemerkenswertes Merkmal der Kompetenzmatrix-Software ist ihre Fähigkeit, mit anderen Geräten integriert zu werden. Das bedeutet, dass auf eine softwarebasierte Kompetenzmatrix von mehreren PCs, Tablets und Mobiltelefonen aus zugegriffen werden kann. Mit der richtigen Software kann sie sogar in verschiedene Industriemaschinen integriert werden, ähnlich wie digitale Arbeitsanweisungen, die in eine breite Palette von Geräten integriert werden können. Entdecken Sie hier, wie digitale Drehmomentschlüssel mit digitalen Arbeitsanweisungen integriert werden können. Mit dieser Funktion kann jeder in Ihrem Team seine Fähigkeiten jederzeit und überall über sein persönliches Mobiltelefon überprüfen.

Individuelle Mitarbeiterbewertung

Neben der kollektiven Erfassung der Kompetenzen Ihres gesamten Teams können Sie dank der Kompetenzmatrix-Software auch jeden Ihrer Mitarbeiter individuell bewerten. Jeder Mitarbeiter kann über eine eigene Profilseite verfügen, auf der das dokumentierte Kompetenzniveau und die absolvierten Schulungen angegeben sind. So können Sie für jeden Mitarbeiter individuell zugeschnittene Schulungen anbieten.

Die 10 wichtigsten Vorteile der Verwendung von Skills Matrix Software für Ihr Unternehmen

Die oben genannten Merkmale zeigen deutlich, dass die Software für Kompetenzmatrizen eine leistungsstarke Ergänzung für jedes Unternehmen darstellt. Im Vergleich zu herkömmlichen Kompetenzmatrizen sind softwarebasierte Matrizen weitaus nützlicher. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die der Einsatz einer Kompetenzmatrix-Software für Ihr Unternehmen mit sich bringt:

Vorteil 1: Eine optimierte Erfahrung bei der Bewertung und Verfolgung der Fähigkeiten der Mitarbeiter

Der greifbarste Vorteil des Einsatzes einer Kompetenzmatrix-Software ist die Rationalisierungswirkung. Bei herkömmlichen Qualifikationsmatrizen müssen die Manager manuell ein Arbeitsblatt erstellen, um die Matrix zu erstellen.

Im Internet gibt es auch Matrixvorlagen zum Herunterladen. Sie müssen jedoch zeitaufwändig an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens angepasst werden, da sie in der Regel sehr allgemein gehalten sind.

Laut einer Umfrage der Dartmouth Business School über die Verwendung von Tabellenkalkulationen verbringen 46 % der Befragten mindestens 3 Stunden pro Woche mit der Arbeit an Tabellenkalkulationen, 10,8 % sogar 10 Stunden pro Woche oder mehr.

Mit der Kompetenzmatrix-Software müssen Sie die Daten nur in die vorhandenen Felder eingeben. Sie müssen keine Zeit mit niederen Aufgaben wie der manuellen Gestaltung und Farbcodierung eines Arbeitsblatts zur Erstellung einer Kompetenzmatrix verschwenden. Lassen Sie die Software arbeiten, damit Sie Ihre wertvolle Zeit für produktivere Tätigkeiten nutzen können.

Vorteil 2: Verbesserte Leistungsverfolgung und gerechtere Entlohnung

Mit einer softwarebasierten Qualifikationsmatrix können Sie die Leistung und die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter leicht und objektiv verfolgen. Diese Daten sind bei der Festlegung von Vergütungsplänen sehr hilfreich.

Leistungsstarke Mitarbeiter sollten entsprechend belohnt werden, da dies langfristig für Ihr Unternehmen von Vorteil ist. Mitarbeiter, die sich wertgeschätzt fühlen, geben bei ihrer Arbeit wahrscheinlich ihr Bestes und verlassen Ihr Unternehmen seltener, was die Fluktuationsrate senkt.

Eine Studie des Pew Research Center ergab, dass 63 % der Befragten, die im Jahr 2021 ihren Arbeitsplatz kündigten, als Haupt- oder Nebenargument für ihre Kündigung die "zu niedrige Bezahlung" angaben. Die Kündigung von Mitarbeitern bedeutet, dass zusätzliche Mittel, Zeit und Energie für die Anwerbung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter aufgewendet werden müssen.

Alternativ können die Daten aus Ihrer Kompetenzmatrixsoftware auch als Verhandlungsinstrument bei der Aushandlung der Vergütung mit leistungsschwachen Mitarbeitern verwendet werden. Kurz gesagt, der Einsatz von Kompetenzmatrixsoftware hilft sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter eine Vergütung erhält, die seiner Leistung und seinen Fähigkeiten entspricht.

Bei einer herkömmlichen Qualifikationsmatrix müssen Sie all diese Aufgaben manuell erledigen. Manchmal sind sogar mehrere Tabellenkalkulationen erforderlich, um diese Aufgabe zu erledigen. Im Gegensatz dazu bietet die Kompetenzmatrixsoftware eine Lösung für diese Aufgabe aus einer Hand.

Vorteil 3: Höhere Arbeitszufriedenheit

Neben der Vergütung sind die Weiterbildungsmöglichkeiten ein weiterer wichtiger Aspekt, den die Menschen von ihren Arbeitgebern erwarten. Natürlich erwarten die Arbeitnehmer eine persönliche Entwicklung durch vom Unternehmen organisierte Schulungen.

Eine Untersuchung der Cleveland State University hat gezeigt, dass ein Zusammenhang zwischen der vom Unternehmen durchgeführten Ausbildung und der Zufriedenheit am Arbeitsplatz besteht. Darüber hinaus ergab dieselbe Untersuchung, dass die Organisation einer ausreichenden Ausbildung dazu beiträgt, die Fluktuationsrate eines Unternehmens zu senken.

Und natürlich wird ein gut geschulter Mitarbeiter immer besser funktionieren als ein unzureichend geschulter. Um zu wissen, welche Mitarbeiter welche Art von Schulung benötigen, ist es am einfachsten, sie mit einer Kompetenzmatrix-Software zu erfassen.

Vorteil 4: Effiziente Mitarbeiterschulungsprogramme

Mit einer Matrixsoftware können Sie die Qualifikationslücken in Ihrem Team leichter analysieren. Sollte eine Fähigkeit bei der Gesamtheit/Mehrheit Ihrer Teammitglieder fehlen, können Sie ein Massenschulungsprogramm organisieren. Auf diese Weise müssen Sie ein Schulungsprogramm nur einmal für das gesamte Team planen und organisieren, anstatt es mehrfach durchzuführen.

Sollte eine Qualifikationslücke nur bei einer kleinen Anzahl von Mitarbeitern festgestellt werden, können Sie eine speziell auf diese Mitarbeiter zugeschnittene Schulung durchführen. Auf diese Weise können die Mitarbeiter, die nicht geschult werden müssen, weiterhin ihre Arbeit machen, anstatt an unnötigen Schulungen teilzunehmen.

Entdecken Sie in unserem "Ultimativen Leitfaden für Qualifikationsmatrizen und Schulungen", wie wichtig es ist, Qualifikationslücken zu ermitteln und Qualifikationsmatrizen für die Schulung Ihrer Mitarbeiter zu verwenden .

Vorteil 5: Langfristige Planung der Mitarbeiterschulung

Mit einer Kompetenzmatrix-Software können Sie die Ausbildung Ihrer Mitarbeiter für die nächsten Wochen, Monate oder sogar Jahre planen. Darüber hinaus werden Ihre Mitarbeiter umfassend über ihren künftigen Ausbildungsplan informiert.

Einige Qualifikationsmatrixsoftware kann mit gängigen Arbeitsplanungstools wie Google Calendar oder Outlook Calendar verknüpft werden. Wenn eine Schulung ansteht, wird eine automatische Benachrichtigung an die Geräte Ihrer Mitarbeiter gesendet. Dadurch werden sie an die bevorstehende Schulung erinnert und können sich darauf vorbereiten.

Eine herkömmliche Kompetenzmatrix verfügt nicht über diese praktische Funktion. Bei einer herkömmlichen Qualifikationsmatrix müssen Manager nach wie vor manuell Einladungen zu Schulungen und Erinnerungen an die Kalender ihrer Mitarbeiter senden.

Vorteil 6: Bringt Transparenz in Ihr Unternehmen

Eine softwarebasierte Qualifikationsmatrix bietet eine beispiellose Transparenz für Ihre Zeit. Sie können die Qualifikations- und Ausbildungsmatrix Ihrer Mitarbeiter so einstellen, dass sie für jeden in Ihrem Team zugänglich ist. Auf diese Weise kennt jeder die Fähigkeiten und Ausbildungsniveaus aller Mitarbeiter in einer zentralen Datenbank.

Dies sorgt für ein Gefühl der Transparenz unter Ihren Teammitgliedern, da die Fähigkeiten und das Ausbildungsniveau objektiv gemessen und offen angezeigt werden. Diese Funktion hilft, persönliche Bevorzugung und Vetternwirtschaft in jeder Organisation zu beseitigen. Durch diese Offenheit können Sie auch Ihre weniger qualifizierten und weniger geschulten Mitarbeiter ermutigen, von ihren erfahreneren Kollegen zu lernen.

Bei einer herkömmlichen Kompetenzmatrix ist alles langsamer und weniger zentralisiert. Manchmal hat jede Abteilung ihre eigene Kompetenzmatrix-Tabelle für ihre Abteilungsmitglieder. Alle Aktivitäten zur gemeinsamen Nutzung von Daten müssen manuell durchgeführt werden. Das macht die abteilungsübergreifende Koordinierung mühsam.

Vorteil 7: Automatisch einen Bericht über persönliche Fähigkeiten erstellen

Mehrere Qualifikationsmatrixsoftware ermöglicht es Ihnen, automatisch einen Bericht über die Fähigkeiten und die Ausbildung eines einzelnen Mitarbeiters zu erstellen. Dieser Bericht enthält historische Daten, z. B. frühere Schulungsaufzeichnungen, Qualifikationsniveaus in ausgewählten Bereichen, geplante zukünftige Schulungen und andere hilfreiche Informationen.

Man könnte sagen, dass dieser Nutzen eher auf Kompetenzmatrizen als auf Qualifikationsmatrizen zurückzuführen ist. Beide Instrumente haben ähnliche Namen und beide Begriffe werden austauschbar verwendet, obwohl sie sich auf zwei unterschiedliche Instrumente beziehen.

Wenn Sie mehr über Kompetenzmatrizen wissen möchten, lesen Sie diesen Artikel.

Im Gegensatz dazu gibt es bei herkömmlichen Kompetenzmatrizen keine entsprechende Funktion. Sie können die Daten nur manuell aus der Tabellenkalkulationsmatrix in eine separate Datei für den persönlichen Kompetenzbericht übertragen. Das ist eine zeitintensive Aufgabe, vor allem wenn Sie für Hunderte oder gar Tausende von Mitarbeitern verantwortlich sind.

Vorteil 8: Hilft bei der Planung Ihres Arbeitseinsatzes

Unabhängig von ihrer Qualifikation sind Arbeitnehmer auch nur Menschen, die ab und zu eine Pause brauchen. Irgendwann werden sie Urlaub oder einen Krankheitstag nehmen. Um diesen Personalabbau abzufedern, können Sie sich jederzeit auf softwarebasierte Qualifikationsmatrizen verlassen.

Damit können Sie die Verteilung der Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder leicht einsehen. Sie können die Ausfallzeiten Ihrer Mitarbeiter so planen, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt immer eine bestimmte Mindestanzahl hochqualifizierter und geschulter Mitarbeiter im Dienstplan steht. Auf diese Weise wird Ihr Betrieb auch dann reibungslos funktionieren, wenn einige Ihrer Teammitglieder abwesend sind.

Vorteil 9: Unterstützt Ihre Einstellungsstrategie

Eine softwaregestützte Kompetenzmatrix ist nicht nur für die Verwaltung interner Talente nützlich, sondern auch für die Einstellung externer Talente. Sie dient als Grundlage, um zu analysieren, welche Fähigkeiten in Ihrem vorhandenen Talentpool verbessert werden müssen. Mit ihrer Unterstützung können Sie datengestützte Einstellungsentscheidungen treffen, so dass Sie neue Mitarbeiter einstellen, die genau zu den Talentanforderungen Ihres Unternehmens passen.

Vorteil 10: 100% papierlos sein

Nicht zuletzt bedeutet die Verwendung einer Kompetenzmatrix-Software, dass man zu 100 % papierlos ist. Früher wurden kalkulationsbasierte Kompetenzmatrizen üblicherweise ausgedruckt und an einem gut sichtbaren Ort aufgehängt. Mit einer Kompetenzmatrix-Software kann jedoch jeder in Ihrem Team über einen PC/Tablet/Smartphone darauf zugreifen - ganz ohne Papier.

Papierlos zu arbeiten bedeutet, dass Ihr Unternehmen Papier- und Druckkosten einsparen wird. Auf den ersten Blick mag das vernachlässigbar erscheinen. Eine Umfrage in den USA hat jedoch gezeigt, dass ein Angestellter im Durchschnitt 8.874 Seiten pro Jahr druckt, was die Unternehmen rund 725 USD/Jahr kostet. Die Reduzierung des Papierverbrauchs ist auch ein guter Schritt, um die Umweltauswirkungen Ihres Unternehmens zu begrenzen.

Die Quintessenz

Es ist klar, dass softwarebasierte Kompetenzmatrizen viel mehr bieten als ihre herkömmlichen Gegenstücke. Ihr Unternehmen verdient eine erstklassige Software für Kompetenzmatrizen, und das Modul "Kompetenzmatrix & Schulung" von Azumuta ist Ihre ideale Lösung.

Es bietet eine intuitiv zu bedienende Qualifikationsmatrix, erstellt individuelle Qualifikations- und Schulungsberichte für Mitarbeiter, plant kurz- und langfristige Schulungen und bietet viele weitere Funktionen zur Arbeitsoptimierung.

Darüber hinaus ist Azumuta die einzige Software auf dem Markt, die mit anderen produktionssteigernden Modulen, wie z. B. digitalen Arbeitsanweisungen, integriert werden kann. Mit all diesen Kombinationen ist Azumuta eine Software aus einer Hand, die die Verfolgung der Fähigkeiten und Ausbildungsfortschritte Ihrer Mitarbeiter zu einer schnellen und mühelosen Aufgabe macht.

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