Cómo editar o eliminar un flujo de mejora

Anteriormente, hemos explicado cómo crear un flujo de mejora. Ahora explicaremos cómo editarlo o eliminarlo.

 

Nota: Actualmente, hay 3 plantillas para tableros de mejora y flujos de mejora: PDCA, Kanban y 8D. Las 3 plantillas comparten la misma configuración de edición. En esta guía, utilizaremos la plantilla PDCA en nuestros ejemplos.

 

Cómo llegar al editor de flujo de mejora #

He aquí cómo acceder al editor de flujos de mejora:

1. Haga clic en "Mejora continua" en el panel lateral.
2. Haga clic en "Configuración".
3. Haga clic en el icono de tres puntos situado junto al flujo de mejora que desea editar.
4. Haga clic en "Editar flujo".

 

Allí verá 5 pestañas del editor: la pestaña General, Plantilla de flujo, Avanzado, Informes Docx y Parámetros pestañas. Basta con hacer clic en una pestaña para abrirla. Trataremos cada pestaña en las secciones siguientes de la guía.

 

Pestaña General

La pestaña General es la primera que aparece al abrir el editor de flujos de mejora. Esto es lo que puedes editar en esta pestaña:

1. Haga clic para abrir la pestaña General.
2. Aquí puede editar el nombre del flujo de mejora.
3. Seleccione si el usuario que envía un ticket se suscribe automáticamente al asunto vinculado a ese ticket. Si esa persona está suscrita, recibirá una notificación por correo electrónico cada vez que la incidencia cambie de columna.
4. Introduzca el número máximo de días concedidos para resolver un problema que figure en este flujo de mejora (si es necesario).
5. Inserte la plantilla de problema (si es necesario). Una plantilla de problema es un texto que aparecerá en un ticket (como se muestra en la imagen inferior). Una plantilla de problema se utiliza generalmente para dar una determinada instrucción a un operador que está a punto de enviar un ticket.
6. Inserte una lista de control (si es necesario).
7. Cuando haya terminado, haga clic en "Guardar". Sin embargo, si desea continuar sin guardar los cambios realizados, haga clic en "Cancelar".

 

La pestaña Plantilla de flujo #

De ahí deriva la palabra "flujo" en "flujo de mejora". Un flujo de mejora consta de varias columnas. Una columna representa una fase de acción que hay que llevar a cabo para resolver un problema.

 

Los nombres de las columnas variarán en función de la plantilla de flujo de mejora que esté utilizando. Por ejemplo, dentro de la plantilla PDCA, hay 6 columnas, que son:

• Plan
• Visite
• Consulte
• Actuar
• Rechazado
• Archivados (para problemas ya resueltos)

 

Pulse aquí para ver cómo puede editar el nombre de cada columna.

 

Puede añadir varios elementos para cada columna. Explicaremos cómo añadir un elemento y cómo editarlo en las siguientes secciones de la guía.

 

Cómo añadir un elemento a una columna

Puede añadir varios elementos a una columna de flujo de mejora. A continuación te explicamos cómo añadir una:

1. Haga clic en "Añadir elemento" en la columna de destino.
2. Seleccione la opción deseada.
3. Introduzca los datos necesarios.
4. Cuando hayas terminado, haz clic en "Guardar".

 

Estas son las opciones disponibles para cada columna:

1. Haga clic para añadir una tarea (puede escribir directamente la descripción de la tarea. Si el elemento no implica pedir una firma o rellenar una lista de comprobación, le recomendamos que elija este tipo de elemento).
2. Haga clic para añadir una solicitud de firma para una persona específica. (Una firma se da para significar la aprobación de que un operador ha completado todos los elementos requeridos dentro de una columna y está listo para pasar a la siguiente columna. Normalmente, la firma se solicita a un supervisor o a un director).
3. Haga clic para añadir una solicitud de firma a un grupo de usuarios
4. Haga clic para añadir una lista de control.

 

Cómo editar un elemento en una columna

Para editar un elemento de una columna, basta con hacer lo siguiente:

1. Haga clic en el icono de tres puntos situado junto al elemento que desea editar.
2. Realice las modificaciones deseadas.
3. Cuando hayas terminado, haz clic en "Guardar".

 

Las opciones de configuración difieren ligeramente en función del tipo de artículo. A continuación se indican los elementos de configuración de artículos en función de cada tipo:

Edición de una tarea

1. Edite aquí la descripción de la tarea.
2. Haz clic para asignarte la tarea a ti mismo.
3. Haga clic para asignar la tarea a una persona concreta.
4. Haga clic para asignar la tarea a un grupo de usuarios específico.
5. Haz clic para eliminar la persona/grupo de usuarios asignados (esto sólo puede hacerse si ya hay una persona/grupo de usuarios asignados).
6. Seleccione si desea que la persona/grupo de usuarios asignados reciban un correo electrónico automático de Azumuta que les informe cuando una incidencia llegue a esta columna.
7. Seleccione si la persona/grupo de usuarios que complete esta tarea estará suscrito a la incidencia vinculada. Si alguien está suscrito a una incidencia, recibirá una notificación automática por correo electrónico cada vez que la incidencia cambie de estado.
8. Haga clic para eliminar la tarea.
9. Cuando haya terminado, haga clic en "Guardar". Sin embargo, si desea continuar sin guardar los cambios realizados, haga clic en "Cancelar".

 

Edición de una solicitud de firma a una persona/a un grupo de usuarios #

1. Si eliges esta opción, serás la única persona autorizada para firmar esta solicitud de firma.
2. Seleccione la persona autorizada a firmar esta solicitud de firma
3. Selecciona el grupo de usuarios autorizado para firmar esta solicitud de firma.
4. Seleccione si desea que la persona/grupo de usuarios asignados reciban un correo electrónico automático de Azumuta que les informe cuando una incidencia llegue a esta columna.
5. Selecciona si la persona/grupo de usuarios que ha dado una firma debe estar suscrito a la incidencia vinculada. Si alguien está suscrito a un asunto, recibirá una notificación automática por correo electrónico cada vez que el asunto cambie de estado.
6. Haga clic para eliminar la solicitud de firma.
7. Cuando haya terminado, haga clic en "Guardar". Sin embargo, si desea continuar sin guardar los cambios realizados, haga clic en "Cancelar".

 

Edición de una lista de control

1. Haga clic para ver las instrucciones de trabajo de la lista de comprobación.
2. Haga clic para asignarse la lista de control.
3. Haga clic para asignar a una persona concreta la tarea de rellenar la lista de control.
4. Haga clic para asignar un grupo de usuarios para rellenar la lista de comprobación.
5. Haz clic para eliminar la persona/grupo de usuarios asignados (esto sólo puede hacerse si ya hay una persona/grupo de usuarios asignados).
6. Seleccione si desea que la persona/grupo de usuarios asignados reciban un correo electrónico automático de Azumuta que les informe cuando una incidencia llegue a esta columna.
7. Seleccione si la persona/grupo de usuarios que rellene la lista de comprobación estará suscrito a la incidencia vinculada. Si alguien está suscrito a un asunto, recibirá una notificación automática por correo electrónico cada vez que el asunto cambie de estado.
8. Haga clic para eliminar la lista de control.
9. Cuando haya terminado, haga clic en "Guardar". Sin embargo, si desea continuar sin guardar los cambios realizados, haga clic en "Cancelar".

 

La pestaña Avanzado

Anteriormente, hemos explicado qué son las columnas en un flujo de mejora. Ahora, le mostraremos cómo utilizar estas columnas de forma coordinada.

La pestaña Avanzado consta de 2 elementos: columnas y transiciones. En la pestaña Avanzado, una columna representa una fase de acción que debe realizarse para resolver un problema (igual que en la pestaña Plantilla de flujo).

Los nombres de las columnas variarán en función de la plantilla de flujo de mejora que esté utilizando. Por ejemplo, dentro de la plantilla PDCA, hay 6 columnas, que son:

• Plan
• Visite
• Consulte
• Actuar
• Rechazado
• Archivados (para problemas ya resueltos)

 

Mientras tanto, una transición funciona como puente entre columnas. Una transición lleva un elemento a otra columna, en función de un escenario preconfigurado.

La imagen siguiente muestra la distinción entre una columna y una transición.

1. Haga clic para abrir la pestaña Avanzado.
2. Esto es una columna.
3. Esta es la lista de transiciones para esta columna.

 

Cómo añadir un elemento a una columna

Puede añadir varios elementos a una columna de flujo de mejora. A continuación te explicamos cómo añadir una:

1. Haga clic en "Añadir elemento" en la columna de destino.
2. Seleccione la opción deseada.
3. Introduzca los datos necesarios.
4. Cuando hayas terminado, haz clic en "Guardar".

 

Nota: Si ha añadido un elemento en la pestaña Plantilla de flujo, ese elemento también aparecerá en la misma columna de la pestaña Avanzado. Y a la inversa, si añadió un elemento en la pestaña Avanzado, entonces también aparecerá en la misma columna en la pestaña Plantilla de flujo.

 

Estas son las opciones disponibles para cada columna:

1. Haga clic para añadir una tarea (puede escribir directamente la descripción de la tarea. Si el elemento no implica pedir una firma o rellenar una lista de comprobación, le recomendamos que elija este tipo de elemento).
2. Haga clic para añadir una solicitud de firma para una persona específica (una firma se da para significar la aprobación de que un operador ha completado todos los elementos requeridos dentro de una columna y está listo para pasar a la siguiente columna. Normalmente, la firma se solicita a un supervisor o a un director).
3. Haga clic para añadir una solicitud de firma a un grupo de usuarios
4. Haga clic para añadir una lista de control.

 

Cómo editar un elemento en una columna

Editar un elemento en una columna en esta pestaña funciona de la misma manera que en la pestaña Plantilla de Flujo. Consulta los siguientes enlaces para ver cómo puedes editar un elemento de una columna en función del tipo de elemento:

• Cómo editar una tarea
• Cómo editar una solicitud de firma a una persona o a un grupo de usuarios
• Cómo editar una lista de control

 

Nota: Si ha editado un elemento en la pestaña Plantilla de flujo, ese elemento también se actualizará automáticamente en la pestaña Avanzado. Y a la inversa, si edita un elemento en la pestaña Avanzado, el mismo elemento se actualizará automáticamente en la pestaña Plantilla de flujo.

 

Cómo añadir una transición

1. Haga clic en "Añadir transición" en la columna de destino.
2. Seleccione una de las opciones disponibles en el menú desplegable "Cuándo".
3. Seleccione una de las opciones disponibles en el menú desplegable "Pasar a".
4. Cuando hayas terminado, haz clic en "Guardar".

 

Los menús desplegables "Cuándo" y " A continuación, mover a" tienen una relación de causa-efecto.

Siempre que se produzca el evento del menú desplegable "Cuándo", provocará que se produzca el evento del menú desplegable " Entonces Mover a".

 

Cómo editar una transición

1. Para añadir una transición adicional a esta columna, haga clic en "Añadir transición".
2. Haga clic para cambiar el contenido del menú desplegable "Cuándo".
3. Haga clic para cambiar el contenido del menú desplegable "Trasladar a".
4. En Azumuta, todas las incidencias pasarán automáticamente a la siguiente columna si no quedan elementos pendientes (ya sea porque todos los elementos de esta columna se han completado o porque no se añadieron elementos a esta columna en primer lugar). Si desea evitar que una incidencia pase automáticamente a la columna siguiente porque no se ha añadido ningún elemento a esta columna, marque esta opción.
5. Cuando haya terminado, haga clic en "Guardar". Sin embargo, si desea continuar sin guardar los cambios realizados, haga clic en "Cancelar".

 

La pestaña Informes Docx #

Puede añadir informes Docx a un flujo de mejora. Obtenga más información aquí.

 

Pestaña Parámetros

Puede agregar parámetros a un flujo de mejora. Estos parámetros aparecerán en todos los tickets que estén bajo el paraguas de este flujo de mejora, así como en todas las listas de comprobación que estén vinculadas a esos tickets.

Esta función es útil si tiene un flujo de mejora para cada artículo en su área de trabajo.

 

Cómo añadir un parámetro a un flujo de mejora

1. Haga clic en la pestaña "Parámetros".
2. Haga clic en "Añadir campo".
3. Introduzca la "Clave" y el "Valor" del parámetro .
4. Cuando hayas terminado, haz clic en "Guardar".

 

Cómo editar un parámetro en un flujo de mejora

1. Haga clic en la pestaña "Parámetros".
2. Realice las modificaciones deseadas. Puede hacerlo en la "Clave" y/o el "Valor" del parámetro .
3. Cuando hayas terminado, haz clic en "Guardar".

 

Cómo eliminar un parámetro de un flujo de mejora

1. Haga clic en la pestaña "Parámetros".
2. Haga clic en el parámetro que desea eliminar.
3. Haz clic en el icono de la papelera.
4. Cuando hayas terminado, haz clic en "Guardar".

 

Cómo eliminar un flujo de mejora

1. Haga clic en "Mejora continua" en el panel lateral.
2. Haga clic en "Configuración".
3. Haga clic en el icono de tres puntos situado junto al flujo de mejora que desea eliminar.
4. Haga clic en "Eliminar flujo".
5. Haga clic en "Suprimir".