Aprobación de varias personas: Cómo editar o eliminar un flujo de aprobación

Anteriormente, hemos explicado cómo crear un flujo de aprobación. Ahora explicaremos cómo editarlo o eliminarlo.

 

Nota: Actualmente, existen 2 plantillas para los tableros de aprobación y los flujos de aprobación: aprobación de onda única y aprobación de onda doble. Ambas plantillas comparten la misma configuración de edición. En esta página web de la guía, utilizaremos la plantilla de aprobación de doble onda en nuestros ejemplos. Haga clic aquí para obtener más información sobre ambas plantillas.

 

Cómo llegar al editor de flujo de aprobación #

A continuación se explica cómo acceder al editor de flujos de aprobación:

1. Haga clic en "Mejora continua" en el panel lateral.
2. Haga clic en "Configuración".
3. Haga clic en el icono de tres puntos situado junto al flujo de aprobación que desea editar.
4. Haga clic en "Editar flujo".

 

Allí verá 5 pestañas del editor: las pestañas General, Plantilla de flujo, Avanzado, Informes Docx y Parámetros . Simplemente haga clic en una pestaña para abrirla. Cubriremos cada pestaña más adelante en las secciones de la guía.

 

Pestaña General

La pestaña General es la primera que aparece al abrir el editor de flujos de aprobación. Esto es lo que puedes editar en esta pestaña:

1. Haga clic para abrir la pestaña General.
2. Aquí puede editar el nombre del flujo de aprobación.
3. Seleccione si el usuario que envía una solicitud de aprobación está suscrito automáticamente a esa solicitud de aprobación. Si esa persona está suscrita, recibirá una notificación por correo electrónico cada vez que la solicitud de aprobación cambie de columna.
4. Introduzca el número máximo de días concedidos para aprobar una solicitud de aprobación que figure en este flujo de aprobación (si es necesario).
5. Inserte la plantilla de problema (si es necesario). Una plantilla de problema es un texto que aparecerá en el menú de aprobación de una instrucción de trabajo (como se muestra en la imagen siguiente). Una plantilla de problema se utiliza generalmente para dar un determinado mensaje a los usuarios que crean o actualizan instrucciones de trabajo.
6. Inserte una lista de comprobación (si es necesario). Una lista de comprobación en una solicitud de aprobación funciona de la misma manera que una lista de comprobación en un ticket. Haga clic aquí para obtener más información sobre las listas de comprobación.
7. Cuando haya terminado, haga clic en "Guardar". Sin embargo, si desea continuar sin guardar los cambios realizados, haga clic en "Cancelar".

 

La pestaña Plantilla de flujo #

De ahí deriva la palabra "flujo" en "flujo de aprobación". Un flujo de aprobación consta de varias columnas. Una columna representa una fase de acción que debe realizarse para aprobar una instrucción de trabajo.

 

Las columnas existentes variarán en función de la plantilla de flujo de aprobación que esté utilizando. Por ejemplo, dentro de la plantilla de aprobación de doble onda hay 4 columnas, que son:

• Primera oleada
• Segunda oleada
• Aprobado
• Rechazado

 

Pulse aquí para ver cómo puede editar el nombre de cada columna.

 

Puede añadir varios elementos para cada columna. Explicaremos cómo añadir un elemento y cómo editarlo en las siguientes secciones de la guía.

 

Cómo añadir un elemento a una columna

Puede añadir varios elementos a una columna de flujo de aprobación. A continuación se explica cómo añadir uno:

1. Haga clic en "Añadir elemento" en la columna de destino.
2. Seleccione la opción deseada.
3. Introduzca los datos necesarios.
4. Cuando hayas terminado, haz clic en "Guardar".

 

Estas son las opciones disponibles para cada columna:

1. Haga clic para añadir una tarea (puede escribir directamente la descripción de la tarea. Si el elemento no implica pedir una firma o rellenar una lista de comprobación, le recomendamos que elija este tipo de elemento).
2. Haga clic para añadir una solicitud de firma para una persona específica. (Una firma se da para significar la aprobación de que un operador ha completado todos los elementos requeridos dentro de una columna y está listo para pasar a la siguiente columna. Normalmente, la firma se solicita a un supervisor o a un director).
3. Haga clic para añadir una solicitud de firma a un grupo de usuarios.
4. Haga clic para añadir una lista de comprobación (una lista de comprobación en una solicitud de aprobación funciona igual que una lista de comprobación en un ticket).

 

Cómo editar un elemento en una columna

Para editar un elemento de una columna, basta con hacer lo siguiente:

1. Haga clic en el icono de tres puntos situado junto al elemento que desea editar.
2. Realice las modificaciones deseadas.
3. Cuando hayas terminado, haz clic en "Guardar".

 

Las opciones de configuración difieren ligeramente en función del tipo de artículo. A continuación se indican los elementos de configuración de artículos en función de cada tipo:

 

Edición de una tarea

1. Edite aquí la descripción de la tarea.
2. Haz clic para asignarte la tarea a ti mismo.
3. Haga clic para asignar la tarea a una persona concreta.
4. Haga clic para asignar la tarea a un grupo de usuarios específico.
5. Haz clic para eliminar la persona/grupo de usuarios asignados (esto sólo puede hacerse si ya hay una persona/grupo de usuarios asignados).
6. Seleccione si desea que la persona/grupo de usuarios asignados reciban un correo electrónico automático de Azumuta que les informe cuando una solicitud de aprobación llegue a esta columna.
7. Seleccione si la persona/grupo de usuarios que complete esta tarea estará suscrito a la solicitud de aprobación vinculada. Si alguien está suscrito a una solicitud de aprobación, esa persona recibirá una notificación automática por correo electrónico cada vez que la solicitud de aprobación cambie de estado.
8. Haga clic para añadir una condición. Con esta función, la tarea se creará automáticamente si la solicitud de aprobación implica la actualización de pasos de instrucción que contengan uno de los símbolos seleccionados.
9. Haga clic para eliminar la tarea.
10. Cuando haya terminado, haga clic en "Guardar". Sin embargo, si desea continuar sin guardar los cambios realizados, haga clic en "Cancelar".(Esta opción aparecerá cuando haya terminado de editar).

 

Edición de una solicitud de firma a una persona/a un grupo de usuarios #

1. Si eliges esta opción, serás la única persona autorizada para firmar esta solicitud de firma.
2. Seleccione la persona autorizada a firmar esta solicitud de firma
3. Selecciona el grupo de usuarios autorizado para firmar esta solicitud de firma.
4. Seleccione si desea que la persona/grupo de usuarios asignados reciban un correo electrónico automático de Azumuta que les informe cuando una solicitud de aprobación llegue a esta columna.
5. Seleccione si la persona/grupo de usuarios que ha dado una firma debe estar suscrito a la solicitud de aprobación vinculada. Si alguien está suscrito a una solicitud de aprobación, esa persona recibirá una notificación automática por correo electrónico cada vez que la solicitud de aprobación cambie de estado.
6. Haga clic para añadir una condición. Con esta función, la solicitud de firma se creará automáticamente si la solicitud de aprobación implica la actualización de pasos de instrucción que contengan uno de los símbolos seleccionados.
7. Haga clic para eliminar la solicitud de firma.
8. Cuando haya terminado, haga clic en "Guardar". Sin embargo, si desea continuar sin guardar los cambios realizados, haga clic en "Cancelar".

 

Edición de una lista de control

1. Haga clic para ver la instrucción de trabajo de la lista de comprobación. Una lista de comprobación en una solicitud de aprobación funciona de la misma manera que una lista de comprobación en un ticket. Haga clic aquí para obtener más información sobre las listas de comprobación.
2. Haga clic para asignarse la lista de control.
3. Haga clic para asignar a una persona concreta la tarea de rellenar la lista de control.
4. Haga clic para asignar un grupo de usuarios para rellenar la lista de comprobación.
5. Haz clic para eliminar la persona/grupo de usuarios asignados (esto sólo puede hacerse si ya hay una persona/grupo de usuarios asignados).
6. Seleccione si desea que la persona/grupo de usuarios asignados reciban un correo electrónico automático de Azumuta que les informe cuando una solicitud de aprobación llegue a esta columna.
7. Seleccione si la persona/grupo de usuarios que rellena la lista de comprobación estará suscrito a la solicitud de aprobación vinculada. Si alguien está suscrito a una solicitud de aprobación, esa persona recibirá una notificación automática por correo electrónico cada vez que la solicitud de aprobación cambie de estado.
8. Haga clic para añadir una condición. Con esta función, la lista de comprobación se añadirá automáticamente si la solicitud de aprobación implica la actualización de pasos de instrucción que contengan uno de los símbolos seleccionados.
9. Haga clic para eliminar la lista de control.
10. Cuando haya terminado, haga clic en "Guardar". Sin embargo, si desea continuar sin guardar los cambios realizados, haga clic en "Cancelar".(Esta opción aparecerá cuando haya terminado de editar).

 

La pestaña Avanzado

Anteriormente, hemos explicado acerca de las columnas en un flujo de aprobación. Ahora, le mostraremos cómo utilizar estas columnas de forma coordinada.

La pestaña Avanzado consta de 2 elementos: columnas y transiciones. En la pestaña Avanzado, una columna representa una fase de acción que debe realizarse para aprobar una instrucción de trabajo (igual que en la pestaña Plantilla de flujo).

Los nombres de las columnas variarán en función de la plantilla de flujo de aprobación que esté utilizando. Por ejemplo, dentro de la plantilla de aprobación de doble onda, hay 4 columnas, que son:

• Primera oleada
• Segunda oleada
• Aprobado
• Rechazado

 

Mientras tanto, una transición funciona como puente entre columnas. Una transición lleva un elemento a otra columna, en función de un escenario preconfigurado.

La imagen siguiente muestra la distinción entre una columna y una transición.

1. Haga clic para abrir la pestaña Avanzado.
2. Esto es una columna.
3. Esta es la lista de transiciones para esta columna.

 

Cómo añadir un elemento a una columna

Puede añadir varios elementos a una columna de flujo de aprobación. A continuación se explica cómo añadir uno:

1. Haga clic en "Añadir elemento" en la columna de destino.
2. Seleccione la opción deseada.
3. Introduzca los datos necesarios.
4. Cuando hayas terminado, haz clic en "Guardar".

 

Nota: Si ha añadido un elemento en la pestaña Plantilla de flujo, ese elemento también aparecerá en la misma columna de la pestaña Avanzado. Y a la inversa, si añadió un elemento en la pestaña Avanzado, entonces también aparecerá en la misma columna en la pestaña Plantilla de flujo.

 

Estas son las opciones disponibles para cada columna:

1. Haga clic para añadir una tarea (puede escribir directamente la descripción de la tarea. Si el elemento no implica pedir una firma o rellenar una lista de comprobación, le recomendamos que elija este tipo de elemento).
2. Haga clic para añadir una solicitud de firma para una persona específica (una firma se da para significar la aprobación de que un operador ha completado todos los elementos requeridos dentro de una columna y está listo para pasar a la siguiente columna. Normalmente, la firma se solicita a un supervisor o a un director).
3. Haga clic para añadir una solicitud de firma a un grupo de usuarios.
4. Haga clic para añadir una lista de comprobación. Una lista de comprobación en una solicitud de aprobación funciona de la misma manera que una lista de comprobación en un ticket. Haga clic aquí para obtener más información sobre las listas de comprobación.

 

Cómo editar un elemento en una columna

Editar un elemento en una columna en esta pestaña funciona de la misma manera que en la pestaña Plantilla de Flujo. Consulta los siguientes enlaces para ver cómo puedes editar un elemento de una columna en función del tipo de elemento:

• Cómo editar una tarea
• Cómo editar una solicitud de firma a una persona o a un grupo de usuarios
• Cómo editar una lista de control

 

Nota: Si ha editado un elemento en la pestaña Plantilla de flujo, ese elemento también se actualizará automáticamente en la pestaña Avanzado. Y a la inversa, si edita un elemento en la pestaña Avanzado, el mismo elemento se actualizará automáticamente en la pestaña Plantilla de flujo.

 

Cómo añadir una transición

1. Haga clic en "Añadir transición" en la columna de destino.
2. Seleccione una de las opciones disponibles en el menú desplegable "Cuándo".
3. Seleccione una de las opciones disponibles en el menú desplegable "Pasar a".
4. Cuando hayas terminado, haz clic en "Guardar".

 

Los menús desplegables "Cuándo" y " A continuación, mover a" tienen una relación de causa-efecto.

Siempre que se produzca el evento del menú desplegable "Cuándo", provocará que se produzca el evento del menú desplegable "Entonces Mover a".

 

Cómo editar una transición

1. Para añadir una transición adicional a esta columna, haga clic en "Añadir transición".
2. Haga clic para cambiar el contenido del menú desplegable "Cuándo".
3. Haga clic para cambiar el contenido del menú desplegable "Trasladar a".
4. En Azumuta, todas las solicitudes de aprobación pasarán automáticamente a la siguiente columna si no quedan elementos pendientes (ya sea porque todos los elementos de esta columna se han completado o porque no se añadieron elementos a esta columna en primer lugar). Si desea evitar que un flujo de aprobación pase automáticamente a la columna siguiente porque no se han añadido elementos a esta columna, marque esta opción.
5. Cuando haya terminado, haga clic en "Guardar". Sin embargo, si desea continuar sin guardar los cambios realizados, haga clic en "Cancelar".

 

La pestaña Informes Docx #

Puede añadir informes Docx a un flujo de aprobación. Obtenga más información aquí (funciona de la misma manera que los informes docx para tickets).

 

Pestaña Parámetros

Puede añadir parámetros a un flujo de aprobación. Estos parámetros aparecerán en todas las solicitudes de aprobación que estén bajo el paraguas de este flujo de aprobación, así como en todas las listas de comprobación que estén vinculadas a esos flujos de aprobación.

 

Cómo añadir un parámetro a un flujo de aprobación

1. Haga clic en "Añadir campo".
2. Introduzca la "Clave" y el "Valor" del parámetro .
3. Cuando hayas terminado, haz clic en "Guardar".

 

Cómo editar un parámetro en un flujo de aprobación

1. Realice las modificaciones deseadas. Puede hacerlo en la "Clave" y/o el "Valor" del parámetro .
2. Cuando hayas terminado, haz clic en "Guardar".

 

Cómo eliminar un parámetro de un flujo de aprobación

1. Haga clic en el parámetro que desea eliminar.
2. Haz clic en el icono de la papelera.
3. Cuando hayas terminado, haz clic en "Guardar".

 

Cómo eliminar un flujo de aprobación

1. Haga clic en "Mejora continua" en el panel lateral.
2. Haga clic en "Configuración".
3. Haga clic en el icono de tres puntos situado junto al flujo de aprobación que desea eliminar.
4. Haga clic en "Eliminar flujo".
5. Haga clic en "Suprimir".