Een verbeterstroom bewerken of verwijderen

Eerder hebben we uitgelegd hoe je een verbeterstroom aanmaakt. Nu leggen we uit hoe je deze kunt bewerken of verwijderen.

 

Opmerking: Momenteel zijn er 3 sjablonen voor verbeterborden & verbeterstromen: PDCA, Kanban en 8D. Alle 3 de sjablonen hebben dezelfde bewerkingsinstellingen. In deze webpagina gebruiken we het PDCA-sjabloon in onze voorbeelden.

 

Hoe kom ik bij de verbeterstroom-editor ?

Zo krijg je toegang tot de verbeterstroom-editor:

1. Klik op "Voortdurende verbetering" in het zijpaneel.
2. Klik op "Instellingen".
3. Klik op het pictogram met de drie puntjes naast de verbeterstroom die u wilt bewerken.
4. Klik op "Flow bewerken".

 

Daar zie je 5 editor tabs: de Algemeen, Stroomschema, Geavanceerd, Docx-rapporten en Parameters tabbladen. Klik gewoon op een tabblad om het te openen. We zullen elk tabblad verder behandelen in de gidssecties hieronder.

 

Het tabblad Algemeen #

Het tabblad Algemeen is het eerste tabblad dat verschijnt wanneer u de verbeterstroomeditor opent. Dit is wat je op dit tabblad kunt bewerken:

1. Klik op om het tabblad Algemeen te openen.
2. Je kunt de naam van de verbeterstroom hier bewerken.
3. Selecteer of de gebruiker die een ticket indient automatisch geabonneerd is op de kwestie die aan dat ticket is gekoppeld. Als die persoon geabonneerd is, ontvangt die persoon een melding per e-mail wanneer de kolommen van dat issue veranderen.
4. Vul het maximum aantal dagen in dat is toegestaan om een probleem op te lossen dat is opgenomen in deze verbeterstroom (indien nodig).
5. Voeg de probleemsjabloon in (indien nodig). Een probleemsjabloon is een tekst die op een ticket wordt weergegeven (zoals in de afbeelding hieronder). Een probleemsjabloon wordt meestal gebruikt om een bepaalde instructie te geven aan een operator die op het punt staat een ticket te versturen.
6. Voeg een checklist toe (indien nodig).
7. Als je klaar bent met bewerken, klik je op "Opslaan". Als je echter verder wilt gaan zonder de wijzigingen die je hebt gemaakt op te slaan, klik je op "Annuleren".

 

Het tabblad Stroomsjabloon #

Hier komt het woord "flow" in "improvement flow" vandaan. Een verbeterstroom bestaat uit verschillende kolommen. Een kolom staat voor een actiefase die genomen moet worden om een probleem op te lossen.

 

De namen van de kolommen zijn afhankelijk van het verbetersjabloon dat u gebruikt. Binnen het PDCA-sjabloon zijn er bijvoorbeeld 6 kolommen:

• Plan
• Doe
• Controleer
• Act
• Afgewezen
• Gearchiveerd (voor problemen die zijn opgelost)

 

Klik hier om te zien hoe je de naam van elke kolom kunt bewerken.

 

Je kunt meerdere items toevoegen voor elke kolom. We zullen uitleggen hoe je een item toevoegt en hoe je het bewerkt in de volgende secties.

 

Een item toevoegen aan een kolom #

Je kunt verschillende items toevoegen aan een verbeterstroomkolom. Hier lees je hoe je er een toevoegt:

1. Klik op "Item toevoegen" in de doelkolom.
2. Selecteer het gewenste item.
3. Voer de benodigde gegevens in.
4. Klik op "Opslaan" als je klaar bent .

 

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (je kunt de beschrijving van de taak direct typen. Als het item niet gaat om het vragen om een handtekening of het invullen van een checklist, dan raden we je aan om dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen. (Een handtekening wordt gegeven om aan te geven dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep
4. Klik om een controlelijst toe te voegen .

 

Een item in een kolom # bewerken

Om een item in een kolom te bewerken, doe je gewoon het volgende:

1. Klik op het pictogram met de drie puntjes naast het item dat u wilt bewerken.
2. Voer de gewenste bewerkingen uit.
3. Klik op "Opslaan" als je klaar bent .

 

De configuratieopties verschillen enigszins afhankelijk van het itemtype. Hier zijn de items voor itemconfiguratie op basis van elk type:

Een taak bewerken #

1. Bewerk hier de beschrijving van de taak.
2. Klik op om de taak aan jezelf toe te wijzen.
3. Klik om de taak aan een specifieke persoon toe te wijzen.
4. Klik op om de taak toe te wijzen aan een specifieke gebruikersgroep.
5. Klik op om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of je wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een automatische e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een probleem deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die deze taak uitvoert, geabonneerd moet zijn op het gekoppelde probleem. Als iemand geabonneerd is op een kwestie, ontvangt die persoon een automatische e-mailmelding wanneer de status van die kwestie verandert.
8. Klik om de taak te verwijderen.
9. Als je klaar bent met bewerken, klik je op "Opslaan". Als je echter verder wilt gaan zonder de wijzigingen die je hebt gemaakt op te slaan, klik je op "Annuleren".

 

Een verzoek om handtekening aan een persoon/gebruikersgroep bewerken #

1. Als u deze optie kiest, dan bent u de enige persoon die gemachtigd is om dit ondertekeningsverzoek te ondertekenen.
2. Selecteer de persoon die gemachtigd is om dit handtekeningverzoek te ondertekenen
3. Selecteer de gebruikersgroep die gemachtigd is om dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
4. Selecteer of je wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een automatische e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een probleem deze kolom bereikt.
5. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die een handtekening heeft gegeven, geabonneerd moet zijn op de gekoppelde kwestie. Als iemand geabonneerd is op een kwestie, dan ontvangt die persoon een automatische e-mailmelding wanneer de status van die kwestie verandert.
6. Klik op om de handtekeningaanvraag te verwijderen.
7. Als je klaar bent met bewerken, klik je op "Opslaan". Als je echter verder wilt gaan zonder de wijzigingen die je hebt gemaakt op te slaan, klik je op "Annuleren".

 

Een controlelijst bewerken #

1. Klik om de werkinstructie voor de checklist te bekijken.
2. Klik op om de checklist aan jezelf toe te wijzen.
3. Klik op om een specifieke persoon toe te wijzen om de checklist in te vullen.
4. Klik op om een gebruikersgroep toe te wijzen om de checklist in te vullen.
5. Klik op om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of je wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een automatische e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een probleem deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die de controlelijst invult geabonneerd moet zijn op de gekoppelde kwestie. Als iemand geabonneerd is op een kwestie, dan ontvangt die persoon een automatische e-mailmelding wanneer de status van die kwestie verandert.
8. Klik op om de controlelijst te verwijderen.
9. Als je klaar bent met bewerken, klik je op "Opslaan". Als je echter verder wilt gaan zonder de wijzigingen die je hebt gemaakt op te slaan, klik je op "Annuleren".

 

Het tabblad Geavanceerd #

Eerder hebben we uitleg gegeven over kolommen op een verbeterstroom. Nu laten we zien hoe je deze kolommen op een gecoördineerde manier kunt gebruiken.

Het tabblad Geavanceerd bestaat uit 2 elementen: kolommen en overgangen. Op het tabblad Geavanceerd staat een kolom voor een actiefase die moet worden genomen om een probleem op te lossen (net als op het tabblad Stroomschema).

De namen van de kolommen zijn afhankelijk van het verbetersjabloon dat u gebruikt. Binnen het PDCA-sjabloon zijn er bijvoorbeeld 6 kolommen:

• Plan
• Doe
• Controleer
• Act
• Afgewezen
• Gearchiveerd (voor problemen die zijn opgelost)

 

Ondertussen functioneert een overgang als een brug tussen kolommen. Een overgang leidt een item naar een andere kolom, gebaseerd op een vooraf geconfigureerd scenario.

De afbeelding hieronder toont het onderscheid tussen een kolom en een overgang.

1. Klik op om het tabblad Geavanceerd te openen.
2. Dit is een column.
3. Dit is de lijst met overgangen voor deze kolom.

 

Een item toevoegen aan een kolom #

Je kunt verschillende items toevoegen aan een verbeterstroomkolom. Hier lees je hoe je er een toevoegt:

1. Klik op "Item toevoegen" in de doelkolom.
2. Selecteer het gewenste item.
3. Voer de benodigde gegevens in.
4. Klik op "Opslaan" als je klaar bent .

 

Opmerking: Als je een item hebt toegevoegd op het tabblad Stroomsjabloon, dan verschijnt dat item ook in dezelfde kolom op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd, als je een item hebt toegevoegd op het tabblad Geavanceerd, dan verschijnt het ook in dezelfde kolom op het tabblad Stroomschema.

 

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (je kunt de beschrijving van de taak direct typen. Als het item niet gaat om het vragen om een handtekening of het invullen van een checklist, dan raden we je aan om dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen (een handtekening wordt gegeven om aan te geven dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik om een handtekeningverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep
4. Klik om een controlelijst toe te voegen.

 

Een item in een kolom # bewerken

Het bewerken van een item in een kolom op dit tabblad werkt op dezelfde manier als op het tabblad Stroomschema. Bekijk de onderstaande links om te zien hoe je een item in een kolom kunt bewerken op basis van het itemtype:

• Een taak bewerken
• Een handtekeningverzoek voor een persoon/gebruikersgroep bewerken
• Een checklist bewerken

 

Opmerking: Als je een item op het tabblad Flow Template hebt bewerkt, dan wordt dat item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd: als je een item op het tabblad Geavanceerd hebt bewerkt, dan wordt hetzelfde item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Stroomschema.

 

Een overgang toevoegen #

1. Klik op "Overgang toevoegen" in de doelkolom.
2. Selecteer een van de beschikbare opties in het vervolgkeuzemenu "Wanneer".
3. Selecteer een van de beschikbare opties in het vervolgkeuzemenu "Ga dan naar".
4. Klik op "Opslaan" als je klaar bent .

 

De vervolgkeuzemenu's "Wanneer" en "Ga dan naar" hebben een oorzaak-gevolgrelatie.

Wanneer de gebeurtenis in het vervolgkeuzemenu "Wanneer" plaatsvindt, zal dit de gebeurtenis in het vervolgkeuzemenu " Ga dan naar" veroorzaken.

 

Een overgang bewerken #

1. Om een extra overgang aan deze kolom toe te voegen, klik je op "Overgang toevoegen".
2. Klik om de inhoud van het vervolgkeuzemenu "Wanneer" te wijzigen.
3. Klik om de inhoud van het vervolgkeuzemenu "Ga dan naar" te wijzigen.
4. In Azumuta gaan alle issues automatisch door naar de volgende kolom als er geen openstaande items meer zijn (omdat alle items in deze kolom zijn afgehandeld of omdat er in eerste instantie geen items aan deze kolom zijn toegevoegd). Als je wilt voorkomen dat een issue automatisch doorgaat naar de volgende kolom omdat er geen items zijn toegevoegd aan deze kolom, vink dan deze optie aan.
5. Als je klaar bent met bewerken, klik je op "Opslaan". Als je echter verder wilt gaan zonder de wijzigingen die je hebt gemaakt op te slaan, klik je op "Annuleren".

 

Het tabblad Docx-rapporten #

Je kunt Docx-rapporten toevoegen aan een verbeterstroom. Lees er hier meer over.

 

Het tabblad Parameters #

U kunt parameters toevoegen aan een verbeterstroom. Deze parameters worden weergegeven op alle tickets die onder deze verbeterstroom vallen en op alle controlelijsten die aan deze tickets gekoppeld zijn.

Deze functie is handig als je een verbeterstroom hebt voor elk artikel op je werkruimte.

 

Een parameter toevoegen aan een verbeterstroom #

1. Klik op het tabblad "Parameters".
2. Klik op "Veld toevoegen".
3. Voer de "Key" en "Value" van de parameter in .
4. Klik op "Opslaan" als je klaar bent .

 

Een parameter op een verbeterstroom bewerken #

1. Klik op het tabblad "Parameters".
2. Voer de gewenste bewerkingen uit. U kunt dit doen op de "Key" en/of "Value" van de parameter .
3. Klik op "Opslaan" als je klaar bent .

 

Hoe verwijder je een parameter op een verbeterstroom #

1. Klik op het tabblad "Parameters".
2. Klik op de parameter die u wilt verwijderen.
3. Klik op het prullenbakpictogram.
4. Klik op "Opslaan" als je klaar bent .

 

Een verbeterstroom verwijderen #

1. Klik op "Voortdurende verbetering" in het zijpaneel.
2. Klik op "Instellingen".
3. Klik op het pictogram met de drie puntjes naast de verbeterstroom die je wilt verwijderen.
4. Klik op "Stroom verwijderen".
5. Klik op "Verwijderen".