Goedkeuring voor meerdere personen: Een goedkeuringsstroom bewerken of verwijderen

Eerder hebben we uitgelegd hoe je een goedkeuringsstroom maakt. Nu leggen we uit hoe je deze kunt bewerken of verwijderen.

 

Opmerking: Momenteel zijn er 2 sjablonen voor goedkeuringsborden en goedkeuringsstromen: goedkeuring met één golf en goedkeuring met twee golven. Beide sjablonen hebben dezelfde bewerkingsinstellingen. In deze webpagina gebruiken we in onze voorbeelden het goedkeuringssjabloon met twee golven. Klik hier voor meer informatie over beide sjablonen.

 

Hoe kom ik bij de Goedkeuringsstroom-editor ?

Zo krijg je toegang tot de goedkeuringsstroomeditor:

1. Klik op "Voortdurende verbetering" in het zijpaneel.
2. Klik op "Instellingen".
3. Klik op het pictogram met de drie puntjes naast de goedkeuringsstroom die u wilt bewerken.
4. Klik op "Flow bewerken".

 

Daar zie je 5 tabbladen: Algemeen, Stroomschema, Geavanceerd, Docx-rapporten en Parameters . Klik gewoon op een tabblad om het te openen. We zullen elk tabblad verder behandelen in de gidssecties hieronder.

 

Het tabblad Algemeen #

Het tabblad Algemeen is het eerste tabblad dat verschijnt wanneer u de goedkeuringsstroomeditor opent. Hier ziet u wat u op dit tabblad kunt bewerken:

1. Klik op om het tabblad Algemeen te openen.
2. Hier kunt u de naam van de goedkeuringsstroom bewerken.
3. Selecteer of de gebruiker die een goedkeuringsverzoek indient automatisch is geabonneerd op dat goedkeuringsverzoek. Als die persoon is geabonneerd, ontvangt die persoon een e-mailbericht wanneer de kolommen van dat goedkeuringsverzoek worden gewijzigd.
4. Voer het maximum aantal dagen in dat wordt toegekend om een goedkeuringsverzoek goed te keuren dat wordt vermeld in deze goedkeuringsstroom (indien nodig).
5. Voeg de probleemsjabloon in (indien nodig). Een probleemsjabloon is een tekst die verschijnt in het goedkeuringsmenu van een werkinstructie (zoals in de afbeelding hieronder). Een probleemsjabloon wordt over het algemeen gebruikt om een bepaald bericht te geven aan gebruikers die werkinstructies maken of bijwerken.
6. Voeg een checklist in (indien nodig). Een controlelijst in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een controlelijst in een ticket. Klik hier voor meer informatie over checklists.
7. Als je klaar bent met bewerken, klik je op "Opslaan". Als je echter verder wilt gaan zonder de wijzigingen die je hebt gemaakt op te slaan, klik je op "Annuleren".

 

Het tabblad Stroomsjabloon #

Hier komt het woord "stroom" in "goedkeuringsstroom" vandaan. Een goedkeuringsstroom bestaat uit verschillende kolommen. Een kolom vertegenwoordigt een actiefase die moet worden genomen om een werkinstructie goed te keuren.

 

De bestaande kolommen zijn afhankelijk van de goedkeuringssjabloon die je gebruikt. Binnen het goedkeuringssjabloon voor twee golven zijn er bijvoorbeeld 4 kolommen:

• Eerste golf
• Tweede golf
• Goedgekeurd
• Afgewezen

 

Klik hier om te zien hoe je de naam van elke kolom kunt bewerken.

 

Je kunt meerdere items toevoegen voor elke kolom. We zullen uitleggen hoe je een item toevoegt en hoe je het bewerkt in de volgende secties.

 

Een item toevoegen aan een kolom #

Je kunt verschillende items toevoegen aan een goedkeuringskolom. Hier lees je hoe je er een toevoegt:

1. Klik op "Item toevoegen" in de doelkolom.
2. Selecteer het gewenste item.
3. Voer de benodigde gegevens in.
4. Klik op "Opslaan" als je klaar bent .

 

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (je kunt de beschrijving van de taak direct typen. Als het item niet gaat om het vragen om een handtekening of het invullen van een checklist, dan raden we je aan om dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen. (Een handtekening wordt gegeven om aan te geven dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik op om een handtekeningverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep.
4. Klik om een controlelijst toe te voegen (een controlelijst in een goedkeuringsaanvraag werkt hetzelfde als een controlelijst in een ticket).

 

Een item in een kolom # bewerken

Om een item in een kolom te bewerken, doe je gewoon het volgende:

1. Klik op het pictogram met de drie puntjes naast het item dat u wilt bewerken.
2. Voer de gewenste bewerkingen uit.
3. Klik op "Opslaan" als je klaar bent .

 

De configuratieopties verschillen enigszins afhankelijk van het itemtype. Hier zijn de items voor itemconfiguratie op basis van elk type:

 

Een taak bewerken #

1. Bewerk hier de beschrijving van de taak.
2. Klik op om de taak aan jezelf toe te wijzen.
3. Klik om de taak aan een specifieke persoon toe te wijzen.
4. Klik op om de taak toe te wijzen aan een specifieke gebruikersgroep.
5. Klik op om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of je wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een automatische e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsaanvraag deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die deze taak uitvoert, geabonneerd moet zijn op het gekoppelde goedkeuringsverzoek. Als iemand geabonneerd is op een goedkeuringsverzoek, dan ontvangt die persoon een automatische e-mailmelding telkens wanneer de status van dat goedkeuringsverzoek verandert.
8. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt de taak automatisch aangemaakt als het goedkeuringsverzoek betrekking heeft op het bijwerken van instructiestappen die een van de geselecteerde symbolen bevatten.
9. Klik om de taak te verwijderen.
10. Als je klaar bent met bewerken, klik je op "Opslaan". Als je echter verder wilt gaan zonder de wijzigingen die je hebt gemaakt op te slaan, klik je op "Annuleren".(Deze optie verschijnt zodra je klaar bent met bewerken).

 

Een verzoek om handtekening aan een persoon/gebruikersgroep bewerken #

1. Als u deze optie kiest, dan bent u de enige persoon die gemachtigd is om dit ondertekeningsverzoek te ondertekenen.
2. Selecteer de persoon die gemachtigd is om dit handtekeningverzoek te ondertekenen
3. Selecteer de gebruikersgroep die gemachtigd is om dit handtekeningverzoek te ondertekenen.
4. Selecteer of je wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een automatische e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsverzoek deze kolom bereikt.
5. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die een handtekening heeft gegeven, geabonneerd moet zijn op het gekoppelde goedkeuringsverzoek. Als iemand geabonneerd is op een goedkeuringsverzoek, dan ontvangt die persoon een automatische e-mailmelding telkens wanneer de status van dat goedkeuringsverzoek verandert.
6. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt het handtekeningverzoek automatisch aangemaakt als het goedkeuringsverzoek betrekking heeft op het bijwerken van instructiestappen die een van de geselecteerde symbolen bevatten.
7. Klik op om de handtekeningaanvraag te verwijderen.
8. Als je klaar bent met bewerken, klik je op "Opslaan". Als je echter verder wilt gaan zonder de wijzigingen die je hebt gemaakt op te slaan, klik je op "Annuleren".

 

Een controlelijst bewerken #

1. Klik om de checklist werkinstructie te bekijken. Een checklist in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een checklist in een ticket. Klik hier voor meer informatie over checklists.
2. Klik op om de checklist aan jezelf toe te wijzen.
3. Klik op om een specifieke persoon toe te wijzen om de checklist in te vullen.
4. Klik op om een gebruikersgroep toe te wijzen om de checklist in te vullen.
5. Klik op om de toegewezen persoon/gebruikersgroep te verwijderen (dit kan alleen als er al een persoon/gebruikersgroep is toegewezen).
6. Selecteer of je wilt dat de toegewezen persoon/gebruikersgroep een automatische e-mail van Azumuta ontvangt die hen informeert wanneer een goedkeuringsverzoek deze kolom bereikt.
7. Selecteer of de persoon/gebruikersgroep die de controlelijst invult, geabonneerd moet zijn op het gekoppelde goedkeuringsverzoek. Als iemand geabonneerd is op een goedkeuringsverzoek, dan ontvangt die persoon een automatische e-mailmelding telkens wanneer de status van dat goedkeuringsverzoek verandert.
8. Klik om een voorwaarde toe te voegen. Met deze functie wordt de controlelijst automatisch toegevoegd als het goedkeuringsverzoek bestaat uit het bijwerken van instructiestappen die een van de geselecteerde symbolen bevatten.
9. Klik op om de controlelijst te verwijderen.
10. Als je klaar bent met bewerken, klik je op "Opslaan". Als je echter verder wilt gaan zonder de wijzigingen die je hebt gemaakt op te slaan, klik je op "Annuleren".(Deze optie verschijnt zodra je klaar bent met bewerken).

 

Het tabblad Geavanceerd #

Eerder hebben we uitleg gegeven over kolommen in een goedkeuringsstroom. Nu laten we zien hoe je deze kolommen op een gecoördineerde manier kunt gebruiken.

Het tabblad Geavanceerd bestaat uit 2 elementen: kolommen en overgangen. Op het tabblad Geavanceerd vertegenwoordigt een kolom een actiefase die moet worden genomen om een werkinstructie goed te keuren (net als op het tabblad Stroomschema).

De namen van de kolommen zijn afhankelijk van de goedkeuringssjabloon die je gebruikt. Binnen de goedkeuringssjabloon met twee golven zijn er bijvoorbeeld 4 kolommen:

• Eerste golf
• Tweede golf
• Goedgekeurd
• Afgewezen

 

Ondertussen functioneert een overgang als een brug tussen kolommen. Een overgang leidt een item naar een andere kolom, gebaseerd op een vooraf geconfigureerd scenario.

De afbeelding hieronder toont het onderscheid tussen een kolom en een overgang.

1. Klik op om het tabblad Geavanceerd te openen.
2. Dit is een column.
3. Dit is de lijst met overgangen voor deze kolom.

 

Een item toevoegen aan een kolom #

Je kunt verschillende items toevoegen aan een goedkeuringskolom. Hier lees je hoe je er een toevoegt:

1. Klik op "Item toevoegen" in de doelkolom.
2. Selecteer het gewenste item.
3. Voer de benodigde gegevens in.
4. Klik op "Opslaan" als je klaar bent .

 

Opmerking: Als je een item hebt toegevoegd op het tabblad Stroomsjabloon, dan verschijnt dat item ook in dezelfde kolom op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd, als je een item hebt toegevoegd op het tabblad Geavanceerd, dan verschijnt het ook in dezelfde kolom op het tabblad Stroomschema.

 

Hier zijn de beschikbare itemopties voor elke kolom:

1. Klik om een taak toe te voegen (je kunt de beschrijving van de taak direct typen. Als het item niet gaat om het vragen om een handtekening of het invullen van een checklist, dan raden we je aan om dit itemtype te kiezen).
2. Klik om een handtekeningverzoek voor een specifieke persoon toe te voegen (een handtekening wordt gegeven om aan te geven dat een operator alle vereiste items in een kolom heeft voltooid en klaar is om naar de volgende kolom te gaan. Meestal wordt een handtekening gevraagd van een supervisor of manager).
3. Klik op om een handtekeningverzoek toe te voegen aan een gebruikersgroep.
4. Klik om een controlelijst toe te voegen. Een controlelijst in een goedkeuringsaanvraag werkt op dezelfde manier als een controlelijst in een ticket. Klik hier voor meer informatie over checklists.

 

Een item in een kolom # bewerken

Het bewerken van een item in een kolom op dit tabblad werkt op dezelfde manier als in het tabblad Stroomschema. Bekijk de onderstaande links om te zien hoe je een item in een kolom kunt bewerken op basis van het itemtype:

• Een taak bewerken
• Een handtekeningverzoek voor een persoon/gebruikersgroep bewerken
• Een checklist bewerken

 

Opmerking: Als je een item op het tabblad Flow Template hebt bewerkt, dan wordt dat item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Geavanceerd. En omgekeerd: als je een item op het tabblad Geavanceerd hebt bewerkt, dan wordt hetzelfde item ook automatisch bijgewerkt op het tabblad Stroomschema.

 

Een overgang toevoegen #

1. Klik op "Overgang toevoegen" in de doelkolom.
2. Selecteer een van de beschikbare opties in het vervolgkeuzemenu "Wanneer".
3. Selecteer een van de beschikbare opties in het vervolgkeuzemenu "Ga dan naar".
4. Klik op "Opslaan" als je klaar bent.

 

De vervolgkeuzemenu's "Wanneer" en "Ga dan naar" hebben een oorzaak-gevolgrelatie.

Wanneer de gebeurtenis in het vervolgkeuzemenu "Wanneer" plaatsvindt, zal dit de gebeurtenis in het vervolgkeuzemenu "Ga dan naar" veroorzaken.

 

Een overgang bewerken #

1. Om een extra overgang aan deze kolom toe te voegen, klik je op "Overgang toevoegen".
2. Klik om de inhoud van het vervolgkeuzemenu "Wanneer" te wijzigen.
3. Klik om de inhoud van het vervolgkeuzemenu "Ga dan naar" te wijzigen.
4. In Azumuta gaan alle goedkeuringsverzoeken automatisch door naar de volgende kolom als er geen openstaande items meer zijn (omdat alle items in deze kolom zijn ingevuld of omdat er in eerste instantie geen items aan deze kolom zijn toegevoegd). Als je wilt voorkomen dat een goedkeuringsstroom automatisch doorgaat naar de volgende kolom omdat er geen items aan deze kolom zijn toegevoegd, vink dan deze optie aan.
5. Als je klaar bent met bewerken, klik je op "Opslaan". Als je echter verder wilt gaan zonder de wijzigingen die je hebt gemaakt op te slaan, klik je op "Annuleren".

 

Het tabblad Docx-rapporten #

Je kunt Docx-rapporten toevoegen aan een goedkeuringsstroom. Lees er hier meer over (het werkt hetzelfde als docx-rapportage voor tickets).

 

Het tabblad Parameters #

U kunt parameters toevoegen aan een goedkeuringsstroom. Deze parameters worden weergegeven op alle goedkeuringsverzoeken die onder de paraplu van deze goedkeuringsstroom vallen, evenals op alle controlelijsten die aan deze goedkeuringsstromen zijn gekoppeld.

 

Een parameter toevoegen aan een goedkeuringsstroom #

1. Klik op "Veld toevoegen".
2. Voer de "Key" en "Value" van de parameter in .
3. Als je klaar bent, klik je op "Opslaan".

 

Een parameter in een goedkeuringsstroom bewerken #

1. Voer de gewenste bewerkingen uit. U kunt dit doen op de "Key" en/of "Value" van de parameter .
2. Klik op "Opslaan" als je klaar bent .

 

Een parameter verwijderen uit een goedkeuringsstroom #

1. Klik op de parameter die u wilt verwijderen.
2. Klik op het prullenbakpictogram.
3. Klik op "Opslaan" als je klaar bent .

 

Een goedkeuringsstroom verwijderen #

1. Klik op "Voortdurende verbetering" in het zijpaneel.
2. Klik op "Instellingen".
3. Klik op het pictogram met de drie puntjes naast de goedkeuringsstroom die je wilt verwijderen.
4. Klik op "Stroom verwijderen".
5. Klik op "Verwijderen".