So bearbeiten oder löschen Sie einen Verbesserungsfluss

Zuvor haben wir erläutert, wie man einen Verbesserungsfluss erstellt. Jetzt werden wir erklären, wie man sie bearbeitet oder löscht.

 

Hinweis: Derzeit gibt es 3 Vorlagen für Verbesserungsboards und Verbesserungsabläufe: PDCA, Kanban und 8D. Alle 3 Vorlagen haben die gleichen Bearbeitungseinstellungen. In diesem Leitfaden verwenden wir für unsere Beispiele die PDCA-Vorlage.

 

Wie man zum Verbesserungsfluss-Editor kommt #

Hier erfahren Sie, wie Sie den Verbesserungsfluss-Editor aufrufen können:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf "Kontinuierliche Verbesserung".
2. Klicken Sie auf "Einstellungen".
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Verbesserungsbewegung, die Sie bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie auf "Fluss bearbeiten".

 

Dort sehen Sie 5 Registerkarten für den Editor: die Allgemein, Flussvorlage, Erweitert, Docx-Berichte und Parameter Registerkarten. Klicken Sie einfach auf eine Registerkarte, um sie zu öffnen. Die einzelnen Registerkarten werden in den folgenden Abschnitten der Anleitung näher erläutert.

 

Die Registerkarte Allgemein #

Die Registerkarte Allgemein ist die erste Registerkarte, die immer dann erscheint, wenn Sie den Verbesserungsfluss-Editor öffnen. Hier sehen Sie, was Sie auf dieser Registerkarte bearbeiten können:

1. Klicken Sie auf , um die Registerkarte Allgemein zu öffnen.
2. Sie können den Namen der Verbesserungsbewegung hier bearbeiten.
3. Wählen Sie aus, ob der Benutzer, der ein Ticket einreicht, automatisch die mit diesem Ticket verknüpfte Frage abonniert. Wenn diese Person abonniert ist, erhält sie eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn sich die Spalten des Themas ändern.
4. Geben Sie die maximale Anzahl der Tage an, die zur Lösung eines Problems gewährt werden, das in diesem Verbesserungsablauf aufgeführt ist (falls erforderlich).
5. Fügen Sie die Problemvorlage ein (falls erforderlich). Eine Problemvorlage ist ein Text, der auf einem Ticket erscheint (wie in der Abbildung unten gezeigt). Eine Problemvorlage wird im Allgemeinen verwendet, um einem Bediener, der ein Ticket senden möchte, eine bestimmte Anweisung zu geben.
6. Fügen Sie eine Checkliste ein (falls erforderlich).
7. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf "Speichern". Wenn Sie jedoch fortfahren möchten, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Abbrechen".

 

Die Registerkarte Flussvorlage #

Daher kommt auch das Wort "flow" in "improvement flow". Ein Verbesserungsfluß besteht aus mehreren Spalten. Eine Spalte steht für eine Aktionsphase, die zur Lösung eines Problems durchgeführt werden muss.

 

Die Spaltennamen variieren je nach der von Ihnen verwendeten Vorlage für den Verbesserungsablauf. In der PDCA-Vorlage gibt es zum Beispiel 6 Spalten, die wie folgt lauten:

• Plan
• Do
• Siehe
• Gesetz
• Abgelehnt
• Archiviert (für Probleme, die gelöst wurden)

 

Klicken Sie hier, um zu sehen, wie Sie die Namen der einzelnen Spalten bearbeiten können.

 

Sie können mehrere Elemente für jede Spalte hinzufügen. In den nächsten Abschnitten des Leitfadens wird erklärt , wie Sie ein Element hinzufügen und wie Sie es bearbeiten können.

 

Hinzufügen eines Elements zu einer Spalte #

Sie können einer Verbesserungsfluss-Spalte verschiedene Elemente hinzufügen. Hier sehen Sie, wie Sie eine Spalte hinzufügen:

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf "Element hinzufügen".
2. Wählen Sie das gewünschte Element aus.
3. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".

 

Hier finden Sie die verfügbaren Optionen für jede Spalte:

1. Klicken Sie auf , um eine Aufgabe hinzuzufügen (Sie können die Beschreibung der Aufgabe direkt eingeben. Wenn es sich nicht um eine Aufgabe handelt, bei der eine Unterschrift verlangt wird oder eine Checkliste ausgefüllt werden muss, empfehlen wir Ihnen, diesen Aufgabentyp zu wählen).
2. Klicken Sie auf , um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen. (Eine Unterschrift wird geleistet, um zu bestätigen, dass ein Bediener alle erforderlichen Elemente innerhalb einer Spalte ausgefüllt hat und bereit ist, zur nächsten Spalte überzugehen. Normalerweise wird eine Unterschrift von einem Vorgesetzten oder einem Manager verlangt).
3. Klicken Sie, um eine Signaturanforderung zu einer Benutzergruppe hinzuzufügen
4. Klicken Sie auf , um eine Checkliste hinzuzufügen .

 

So bearbeiten Sie ein Element in einer Spalte #

Um ein Element in einer Spalte zu bearbeiten, gehen Sie einfach wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Element, das Sie bearbeiten möchten.
2. Nehmen Sie die gewünschten Bearbeitungen vor.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".

 

Die Konfigurationsoptionen unterscheiden sich je nach Artikelart geringfügig. Hier sind die Elemente der Artikelkonfiguration für jeden Typ:

Bearbeiten einer Aufgabe #

1. Bearbeiten Sie hier die Beschreibung der Aufgabe.
2. Klicken Sie auf , um sich die Aufgabe selbst zuzuweisen.
3. Klicken Sie auf , um die Aufgabe einer bestimmten Person zuzuweisen.
4. Klicken Sie auf , um die Aufgabe einer bestimmten Benutzergruppe zuzuweisen.
5. Klicken Sie auf , um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies ist nur möglich, wenn es bereits eine zugewiesene Person/Benutzergruppe gibt).
6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn ein Problem diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie aus, ob die Person/Benutzergruppe, die diese Aufgabe erledigt, für das verknüpfte Problem angemeldet wird. Wenn jemand ein Problem abonniert hat, erhält diese Person eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, wenn sich der Status des Problems ändert.
8. Klicken Sie auf , um die Aufgabe zu entfernen.
9. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf "Speichern". Wenn Sie jedoch fortfahren möchten, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Abbrechen".

 

Bearbeiten einer Signaturanfrage an eine Person/Benutzergruppe #

1. Wenn Sie diese Option wählen, sind Sie die einzige Person, die berechtigt ist, diese Signaturanforderung zu unterzeichnen.
2. Wählen Sie die Person, die berechtigt ist, diese Signaturanforderung zu unterzeichnen
3. Wählen Sie die Benutzergruppe aus, die berechtigt ist, diese Signaturanforderung zu unterzeichnen.
4. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn ein Problem diese Spalte erreicht.
5. Wählen Sie aus, ob die Person/Benutzergruppe, die eine Unterschrift geleistet hat, das verknüpfte Thema abonnieren soll. Wenn jemand eine Ausgabe abonniert hat, erhält diese Person eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Status dieser Ausgabe ändert.
6. Klicken Sie auf , um die Signaturanforderung zu entfernen.
7. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf "Speichern". Wenn Sie jedoch fortfahren möchten, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Abbrechen".

 

Editieren einer Checkliste #

1. Klicken Sie hier, um die Arbeitsanweisung für die Checkliste anzuzeigen.
2. Klicken Sie auf , um sich die Checkliste zuzuweisen.
3. Klicken Sie auf , um eine bestimmte Person mit dem Ausfüllen der Checkliste zu beauftragen.
4. Klicken Sie auf , um eine Benutzergruppe zum Ausfüllen der Checkliste zu bestimmen.
5. Klicken Sie auf , um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies ist nur möglich, wenn es bereits eine zugewiesene Person/Benutzergruppe gibt).
6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn ein Problem diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie aus, ob die Person/Benutzergruppe, die die Checkliste ausfüllt, das verknüpfte Problem abonniert. Wenn jemand ein Problem abonniert hat, erhält diese Person eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, wenn sich der Status des Problems ändert.
8. Klicken Sie auf , um die Checkliste zu entfernen.
9. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf "Speichern". Wenn Sie jedoch fortfahren möchten, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Abbrechen".

 

Die Registerkarte Erweitert #

Zuvor haben wir die Spalten in einem Verbesserungsablauf erläutert. Jetzt werden wir Ihnen zeigen, wie Sie diese Spalten auf koordinierte Weise verwenden können.

Die Registerkarte Erweitert besteht aus 2 Elementen: Spalten und Übergänge. Auf der Registerkarte "Erweitert" stellt eine Spalte eine Aktionsphase dar, die zur Lösung eines Problems durchgeführt werden muss (genau wie auf der Registerkarte "Ablaufschablone").

Die Spaltennamen variieren je nach der von Ihnen verwendeten Vorlage für den Verbesserungsablauf. In der PDCA-Vorlage gibt es zum Beispiel 6 Spalten, die wie folgt lauten:

• Plan
• Do
• Siehe
• Gesetz
• Abgelehnt
• Archiviert (für Probleme, die gelöst wurden)

 

In der Zwischenzeit fungiert ein Übergang als Brücke zwischen den Spalten. Ein Übergang führt ein Element zu einer anderen Spalte, basierend auf einem vorkonfigurierten Szenario.

Die folgende Abbildung zeigt den Unterschied zwischen einer Spalte und einem Übergang.

1. Klicken Sie auf , um die Registerkarte Erweitert zu öffnen.
2. Dies ist eine Kolumne.
3. Dies ist die Liste der Übergänge für diese Spalte.

 

Hinzufügen eines Elements zu einer Spalte #

Sie können einer Verbesserungsfluss-Spalte verschiedene Elemente hinzufügen. Hier sehen Sie, wie Sie eine Spalte hinzufügen:

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf "Element hinzufügen".
2. Wählen Sie das gewünschte Element aus.
3. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".

 

Hinweis: Wenn Sie ein Element auf der Registerkarte Ablaufschema hinzugefügt haben, erscheint dieses Element auch in derselben Spalte auf der Registerkarte Erweitert. Wenn Sie umgekehrt ein Element auf der Registerkarte Erweitert hinzugefügt haben, erscheint es auch in derselben Spalte auf der Registerkarte Ablaufschema.

 

Hier finden Sie die verfügbaren Optionen für jede Spalte:

1. Klicken Sie auf , um eine Aufgabe hinzuzufügen (Sie können die Beschreibung der Aufgabe direkt eingeben. Wenn es sich nicht um eine Aufgabe handelt, bei der eine Unterschrift verlangt oder eine Checkliste ausgefüllt werden muss, empfehlen wir Ihnen, diesen Aufgabentyp zu wählen).
2. Klicken Sie auf , um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen (eine Unterschrift wird geleistet, um zu bestätigen, dass ein Bediener alle erforderlichen Elemente innerhalb einer Spalte abgeschlossen hat und bereit ist, zur nächsten Spalte überzugehen. Normalerweise wird eine Unterschrift von einem Vorgesetzten oder einem Manager verlangt).
3. Klicken Sie, um eine Signaturanforderung zu einer Benutzergruppe hinzuzufügen
4. Klicken Sie auf , um eine Checkliste hinzuzufügen.

 

So bearbeiten Sie ein Element in einer Spalte #

Die Bearbeitung einer Position in einer Spalte auf dieser Registerkarte funktioniert genauso wie auf der Registerkarte Flussschema. Schauen Sie sich die Links unten an, um zu sehen, wie Sie ein Element in einer Spalte basierend auf dem Elementtyp bearbeiten können:

• So bearbeiten Sie eine Aufgabe
• Bearbeiten einer Signaturanfrage an eine Person/Benutzergruppe
• Bearbeiten einer Checkliste

 

Hinweis: Wenn Sie ein Element auf der Registerkarte Ablaufschema bearbeitet haben, wird dieses Element automatisch auch auf der Registerkarte Erweitert aktualisiert. Wenn Sie umgekehrt ein Element auf der Registerkarte Erweitert bearbeitet haben, wird dasselbe Element auch auf der Registerkarte Ablaufschema automatisch aktualisiert.

 

Wie man einen Übergang # hinzufügt

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf "Übergang hinzufügen".
2. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen aus dem Dropdown-Menü "Wann".
3. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen im Dropdown-Menü "Dann verschieben nach".
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".

 

Die Dropdown-Menüs "Wann" und "Dann verschieben nach" stehen in einer kausalen Beziehung zueinander.

Wann immer das Ereignis im Dropdown-Menü "Wann" eintritt, wird das Ereignis im Dropdown-Menü " Dann verschieben nach" ausgelöst.

 

Wie man einen Übergang # bearbeitet

1. Um einen zusätzlichen Übergang zu dieser Spalte hinzuzufügen, klicken Sie auf "Übergang hinzufügen".
2. Klicken Sie auf , um den Inhalt des Dropdown-Menüs "Wann" zu ändern.
3. Klicken Sie auf , um den Inhalt des Dropdown-Menüs "Dann verschieben nach" zu ändern.
4. In Azumuta gehen alle Vorgänge automatisch in die nächste Spalte über, wenn keine offenen Punkte mehr vorhanden sind (sei es, weil alle Punkte in dieser Spalte abgeschlossen wurden oder weil dieser Spalte überhaupt keine Punkte hinzugefügt wurden). Wenn Sie verhindern möchten, dass ein Vorgang automatisch in die nächste Spalte übergeht, weil dieser Spalte keine Vorgänge hinzugefügt wurden, dann aktivieren Sie diese Option.
5. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf "Speichern". Wenn Sie jedoch fortfahren möchten, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Abbrechen".

 

Die Registerkarte Docx-Berichte #

Sie können Docx-Berichte zu einem Verbesserungsablauf hinzufügen. Mehr darüber erfahren Sie hier.

 

Die Registerkarte Parameter #

Sie können einem Verbesserungsablauf Parameter hinzufügen. Diese Parameter werden auf allen Tickets aufgeführt, die unter diesen Verbesserungsfluss fallen, sowie auf allen Checklisten, die mit diesen Tickets verknüpft sind.

Diese Funktion ist nützlich, wenn Sie für jeden Artikel in Ihrem Arbeitsbereich einen Verbesserungsablauf haben.

 

Hinzufügen eines Parameters zu einem Verbesserungsablauf #

1. Klicken Sie auf die Registerkarte "Parameter".
2. Klicken Sie auf "Feld hinzufügen".
3. Geben Sie den "Schlüssel" und den "Wert" des Parameters ein .
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".

 

Wie man einen Parameter in einem Verbesserungsfluss bearbeitet #

1. Klicken Sie auf die Registerkarte "Parameter".
2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Sie können dies am "Schlüssel" und/oder "Wert" des Parameters vornehmen .
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".

 

So löschen Sie einen Parameter in einem Verbesserungsfluss #

1. Klicken Sie auf die Registerkarte "Parameter".
2. Klicken Sie auf den Parameter, den Sie löschen möchten.
3. Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".

 

Wie man einen Verbesserungsstrom löscht #

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf "Kontinuierliche Verbesserung".
2. Klicken Sie auf "Einstellungen".
3. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben der Verbesserungsbewegung, die Sie löschen möchten.
4. Klicken Sie auf "Bewegung löschen".
5. Klicken Sie auf "Löschen".