Aufzeichnungen im Modul Skill Matrix & Trainings

Was ist eine Aufnahme? #

Azumuta hat eine außergewöhnliche Eigenschaft: Aufzeichnungen. Eine Aufzeichnung ist ein organisiertes Repository von Daten, die sich auf eine (teilweise oder vollständig) von einem Anwender durchgeführte Schulung beziehen.

Zu den Arten von Daten, die in einer Aufzeichnung gespeichert werden, gehören:

• Die Version der Arbeitsanweisung, die in der Schulungsveranstaltung verwendet wurde.
• Name der Ausbilder, die die Fortbildungsveranstaltung durchgeführt haben.
• Datum und Uhrzeit der Durchführung der Veranstaltung sowie Datum und Uhrzeit der Durchführung der einzelnen Unterrichtsschritte.
• Die Zeit, die die Auszubildenden für diese Veranstaltung aufgewandt haben, sowie die Zeit, die für jeden einzelnen Unterrichtsschritt aufgewendet wurde.
• Die Antwort auf alle Produktprüfungen zu dieser Schulungsveranstaltung.

 

 

Eine Aufzeichnung kann für verschiedene Zwecke verwendet werden, wie z. B.:

• Ein automatisiertes System zur Trainingsverfolgung: Mit einer Schulungsaufzeichnung werden alle wichtigen Details zu einer Schulungsmaßnahme digital erfasst, so dass Sie dies nicht mehr manuell tun müssen.
• Verfolgen Sie die Talententwicklung Ihrer Mitarbeiter: Nutzen Sie Ihre Schulungsberichte, um die Entwicklung der Kenntnisse und Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen, indem Sie ihre Schulungsberichte im Laufe der Zeit analysieren.
• Zur Erfüllung von Vorschriften/Zertifizierungsanforderungen: Einige Vorschriften/Zertifizierungen verlangen eine detaillierte Aufzeichnung der Schulungsaktivitäten Ihrer Mitarbeiter. Deshalb zeichnet unsere Plattform jedes einzelne Detail der Schulungsaktivitäten in Ihrem Betrieb auf. Sie können jederzeit auf diese Aufzeichnungen zugreifen.
• Und viele andere Anwendungsfälle.

 

Wie kann man die Liste der Aufzeichnungen sehen? #

Es gibt 2 Ebenen, auf denen Aufnahmen gespeichert werden:

• Auf der Ebene der Module
• Auf der Ebene der Arbeitsanweisungen

 

In den folgenden Abschnitten des Leitfadens werden wir beide Ebenen genauer erläutern:

 

So sehen Sie die Liste der Aufzeichnungen auf der Modulebene #

1. Klicken Sie in der Seitenleiste der Homepage auf "Skill Matrix & Trainings".
2. Klicken Sie auf "Schulungsverfahren".
3. Klicken Sie auf die Registerkarte "Aufzeichnungen".

 

Hier finden Sie eine Erklärung der Aufnahmeliste in diesem Modul:

1. In dieser Spalte werden der Typ jeder Aufzeichnung und ihr Status angezeigt.
2. In dieser Spalte wird die Arbeitsanweisung für jede Aufnahme sowie deren Version angezeigt.
3. Diese Spalte zeigt das Datum und die Uhrzeit der Ausführung jeder Aufzeichnung sowie den Namen des Ausbilders, der sie ausgeführt hat bzw. ausführen wird.
4. In dieser Spalte wird der Bericht für jede Aufzeichnung angezeigt. Ein Bericht enthält verschiedene wertvolle Informationen, z. B. die Antwort auf jede Produktprüfung, das Datum und die Uhrzeit der Ausführung jedes Anweisungsschritts und die von den Auszubildenden für jeden Anweisungsschritt aufgewendete Zeit.
5. Diese Spalte enthält ein Symbol mit drei Punkten für jede Aufzeichnung. Wenn Sie darauf klicken, können Sie die Arbeitsanweisung (als Administrator) ausfüllen, die Aufzeichnung bearbeiten, die Aufzeichnung löschen und den Status der Aufzeichnung hinzufügen/bearbeiten.
6. Klicken Sie auf , um nach einer bestimmten Aufnahme zu suchen.
7. Hier können Sie zwischen den Seiten der Aufnahmeliste navigieren.

 

So sehen Sie die Liste der Aufzeichnungen auf der Arbeitsanweisungsebene #

Neben der Liste der Aufzeichnungen auf Modulebene können Sie auch die Liste der Aufzeichnungen auf Arbeitsanweisungsebene anzeigen lassen. Auf diese Weise sehen Sie nur die Liste der Aufzeichnungen, die mit einer bestimmten Arbeitsanweisung verknüpft sind.

So sehen Sie die Liste der Aufnahmen, die mit einer Arbeitsanweisung verknüpft sind:

1. Navigieren Sie zu der Arbeitsanweisung, zu der Sie die Liste der Aufzeichnungen sehen möchten.
2. Klicken Sie auf die Registerkarte "Aufzeichnungen".

 

Die Liste der Aufzeichnungen auf der Ebene der Arbeitsanweisungen hat die gleiche Oberfläche wie die auf der Ebene der Module.

 

So suchen Sie nach einer bestimmten Aufnahme #

Neben der Navigation zur Liste der Aufzeichnungen auf Modul-/Arbeitsanweisungsebene und der manuellen Suche nach einer Aufzeichnung können Sie auch unsere erweiterte Suchfunktion nutzen. Diese Funktion führt Sie zu der gewünschten Aufzeichnung, indem Sie die Suchoptionen konfigurieren.

 

Zugriff auf die erweiterte Suchfunktion #

Bevor wir Ihnen jedoch zeigen, wie Sie die erweiterte Suchfunktion nutzen können, werden wir Ihnen zunächst erklären, wie Sie darauf zugreifen können. Es gibt 2 Möglichkeiten, auf die erweiterte Suchfunktion zuzugreifen:

• Durch Zugriff auf die Liste der Aufzeichnungen auf der Ebene des Moduls/der Arbeitsanweisung
• Durch Zugriff über die Suchleiste

 

Zugriff auf die erweiterte Suchfunktion über die Liste der Aufzeichnungen auf der Ebene Modul/Arbeitsanweisung #

1. Klicken Sie einfach auf "Erweiterte Suche", wie unten dargestellt:

 

Zugriff auf die erweiterte Suchfunktion über die Suchleiste #

1. Klicken Sie auf die Suchleiste.
2. Klicken Sie auf "Aufzeichnungen".

 

So verwenden Sie die erweiterte Suchfunktion #

Da Sie nun wissen, wie Sie die erweiterte Suche erreichen, werden wir Ihnen nun erklären, wie diese Funktion funktioniert.

Diese Funktion verfügt über zahlreiche Suchoptionen, mit denen Sie eine bestimmte Aufnahme finden können. Hier sind die Suchoptionen, die Sie verwenden können:

1. Wählen Sie, ob Sie alle archivierten Module, Ordner, Artikelkategorien und Arbeitsanweisungen in Ihre Suche einbeziehen oder ausschließen möchten.
2. Geben Sie den Namen des Moduls/Ordners/der Artikelkategorie/Arbeitsanweisung ein, in dem/der sich die gesuchte Aufzeichnung befindet.
3. Wählen Sie das/die Modul(e), den/die Ordner, die Artikelkategorie(n) und die Arbeitsanweisung(en) aus, die Sie in die Suche einbeziehen bzw. von ihr ausschließen möchten.
4. Wenn Sie dies ankreuzen, können Sie nach einer Aufzeichnung suchen, indem Sie den Namen der Produktbestellnummer eingeben. (Funktioniert nur für Aufnahmen, die unter das Modul Qualitätsmanagement fallen).
5. Wenn Sie dies ankreuzen, können Sie nach einer Aufzeichnung suchen, indem Sie das Ausführungsdatum bzw. den Datumsbereich eingeben.
6. Wenn Sie dies ankreuzen, können Sie nach einer Aufzeichnung suchen, indem Sie die Antwort eines Bedieners auf eine der Produktprüfungen eingeben.
7. Wenn Sie dies ankreuzen, können Sie Ihre Suche eingrenzen, indem Sie die Aufnahmen nach ihrem Status filtern.
8. Wenn Sie die Konfiguration der Suchoptionen (Nr. 1-7) abgeschlossen haben, klicken Sie auf "Suchen".
9. Nachdem Sie die Suchoptionen (Nr. 1-7) konfiguriert und auf "Suchen" (Nr. 8) geklickt haben, werden Ihre Suchergebnisse hier angezeigt.
10. Hier können Sie zwischen den Seiten der Suchergebnisse navigieren.

 

Hinweis: Sie können eine oder mehrere Suchoptionen verwenden.