Mehrpersonen-Genehmigung: So bearbeiten oder löschen Sie einen Genehmigungsfluss

Zuvor haben wir erläutert, wie man einen Genehmigungsfluss erstellt. Jetzt werden wir erklären, wie Sie ihn bearbeiten oder löschen können.

 

Hinweis: Derzeit gibt es 2 Vorlagen für Genehmigungstafeln und Genehmigungsabläufe: die einwellige Genehmigung und die zweistufige Genehmigung. Beide Vorlagen haben die gleichen Bearbeitungseinstellungen. In diesem Leitfaden verwenden wir für unsere Beispiele die Vorlage für die Genehmigung in zwei Wellen. Klicken Sie hier, um mehr über beide Vorlagen zu erfahren.

 

Wie man zum Genehmigungsfluss-Editor kommt #

Hier erfahren Sie, wie Sie den Genehmigungsfluss-Editor aufrufen können:

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf "Kontinuierliche Verbesserung".
2. Klicken Sie auf "Einstellungen".
3. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten neben dem Genehmigungsablauf, den Sie bearbeiten möchten.
4. Klicken Sie auf "Fluss bearbeiten".

 

Dort sehen Sie 5 Editor-Registerkarten: die Registerkarten Allgemein, Flow Template, Erweitert, Docx Reports und Parameter . Klicken Sie einfach auf eine Registerkarte, um sie zu öffnen. Die einzelnen Registerkarten werden in den folgenden Abschnitten der Anleitung näher erläutert.

 

Die Registerkarte Allgemein #

Die Registerkarte Allgemein ist die erste Registerkarte, die angezeigt wird, wenn Sie den Genehmigungsfluss-Editor öffnen. Hier sehen Sie, was Sie auf dieser Registerkarte bearbeiten können:

1. Klicken Sie auf , um die Registerkarte Allgemein zu öffnen.
2. Sie können den Namen des Genehmigungsflusses hier bearbeiten.
3. Wählen Sie aus, ob der Benutzer, der eine Genehmigungsanfrage einreicht, automatisch für diese Genehmigungsanfrage abonniert wird. Wenn diese Person abonniert ist, erhält sie eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn sich die Spalten der Genehmigungsanfrage ändern.
4. Fügen Sie die maximale Anzahl der Tage ein, die für die Genehmigung einer Genehmigungsanfrage gewährt werden, die in diesem Genehmigungsfluss aufgeführt ist (falls erforderlich).
5. Fügen Sie die Problemvorlage ein (falls erforderlich). Eine Problemvorlage ist ein Text, der im Genehmigungsmenü einer Arbeitsanweisung erscheint (siehe Abbildung unten). Eine Problemvorlage wird im Allgemeinen verwendet, um Benutzern, die Arbeitsanweisungen erstellen oder aktualisieren, eine bestimmte Meldung zu geben.
6. Fügen Sie eine Checkliste ein (falls erforderlich). Eine Checkliste in einer Genehmigungsanfrage funktioniert auf die gleiche Weise wie eine Checkliste in einem Ticket. Bitte klicken Sie hier, um mehr über Checklisten zu erfahren.
7. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf "Speichern". Wenn Sie jedoch fortfahren möchten, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Abbrechen".

 

Die Registerkarte Flussvorlage #

Daher kommt auch das Wort "Fluss" in "Genehmigungsfluss". Ein Genehmigungsfluss besteht aus mehreren Spalten. Eine Spalte steht für eine Aktionsphase, die zur Genehmigung einer Arbeitsanweisung durchgeführt werden muss.

 

Die vorhandenen Spalten variieren je nach der von Ihnen verwendeten Vorlage für den Genehmigungsablauf. In der Vorlage für die Genehmigung in zwei Wellen gibt es zum Beispiel 4 Spalten, und zwar:

• Erste Welle
• Zweite Welle
• Genehmigt
• Abgelehnt

 

Klicken Sie hier, um zu sehen, wie Sie die Namen der einzelnen Spalten bearbeiten können.

 

Sie können mehrere Elemente für jede Spalte hinzufügen. In den nächsten Abschnitten des Leitfadens wird erklärt , wie Sie ein Element hinzufügen und wie Sie es bearbeiten können.

 

Hinzufügen eines Elements zu einer Spalte #

Sie können einer Spalte für den Genehmigungsfluss verschiedene Elemente hinzufügen. Hier sehen Sie, wie Sie eine Spalte hinzufügen:

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf "Element hinzufügen".
2. Wählen Sie das gewünschte Element aus.
3. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".

 

Hier finden Sie die verfügbaren Optionen für jede Spalte:

1. Klicken Sie auf , um eine Aufgabe hinzuzufügen (Sie können die Beschreibung der Aufgabe direkt eingeben. Wenn es sich nicht um eine Aufgabe handelt, bei der eine Unterschrift verlangt wird oder eine Checkliste ausgefüllt werden muss, empfehlen wir Ihnen, diesen Aufgabentyp zu wählen).
2. Klicken Sie auf , um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen. (Eine Unterschrift wird geleistet, um zu bestätigen, dass ein Bediener alle erforderlichen Elemente innerhalb einer Spalte ausgefüllt hat und bereit ist, zur nächsten Spalte überzugehen. Normalerweise wird eine Unterschrift von einem Vorgesetzten oder einem Manager verlangt).
3. Klicken Sie auf , um eine Signaturanforderung zu einer Benutzergruppe hinzuzufügen .
4. Klicken Sie auf , um eine Checkliste hinzuzufügen (eine Checkliste in einer Genehmigungsanfrage funktioniert genauso wie eine Checkliste in einem Ticket).

 

So bearbeiten Sie ein Element in einer Spalte #

Um ein Element in einer Spalte zu bearbeiten, gehen Sie einfach wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Element, das Sie bearbeiten möchten.
2. Nehmen Sie die gewünschten Bearbeitungen vor.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".

 

Die Konfigurationsoptionen unterscheiden sich je nach Artikelart geringfügig. Hier sind die Elemente der Artikelkonfiguration für jeden Typ:

 

Bearbeiten einer Aufgabe #

1. Bearbeiten Sie hier die Beschreibung der Aufgabe.
2. Klicken Sie auf , um sich die Aufgabe selbst zuzuweisen.
3. Klicken Sie auf , um die Aufgabe einer bestimmten Person zuzuweisen.
4. Klicken Sie auf , um die Aufgabe einer bestimmten Benutzergruppe zuzuweisen.
5. Klicken Sie auf , um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies ist nur möglich, wenn es bereits eine zugewiesene Person/Benutzergruppe gibt).
6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn eine Genehmigungsanfrage diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie aus, ob die Person/Benutzergruppe, die diese Aufgabe erledigt, für die verknüpfte Genehmigungsanfrage angemeldet wird. Wenn jemand eine Genehmigungsanfrage abonniert hat, erhält diese Person eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Status dieser Genehmigungsanfrage ändert.
8. Klicken Sie auf , um eine Bedingung hinzuzufügen. Mit dieser Funktion wird die Aufgabe automatisch erstellt, wenn die Genehmigungsanfrage die Aktualisierung von Instruktionsschritten beinhaltet, die eines der ausgewählten Symbole enthalten.
9. Klicken Sie auf , um die Aufgabe zu entfernen.
10. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf "Speichern". Wenn Sie jedoch fortfahren möchten, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Abbrechen".(Diese Option wird angezeigt, sobald Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben).

 

Bearbeiten einer Signaturanfrage an eine Person/Benutzergruppe #

1. Wenn Sie diese Option wählen, sind Sie die einzige Person, die berechtigt ist, diese Signaturanforderung zu unterzeichnen.
2. Wählen Sie die Person, die berechtigt ist, diese Signaturanforderung zu unterzeichnen
3. Wählen Sie die Benutzergruppe aus, die berechtigt ist, diese Signaturanforderung zu unterzeichnen.
4. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn eine Genehmigungsanfrage diese Spalte erreicht.
5. Wählen Sie aus, ob die Person/Benutzergruppe, die eine Unterschrift geleistet hat, für die verknüpfte Genehmigungsanfrage angemeldet werden soll. Wenn jemand eine Genehmigungsanfrage abonniert hat, erhält diese Person eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Status dieser Genehmigungsanfrage ändert.
6. Klicken Sie auf , um eine Bedingung hinzuzufügen. Mit dieser Funktion wird die Signaturanforderung automatisch erstellt, wenn die Genehmigungsanforderung die Aktualisierung von Instruktionsschritten beinhaltet, die eines der ausgewählten Symbole enthalten.
7. Klicken Sie auf , um die Signaturanforderung zu entfernen.
8. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf "Speichern". Wenn Sie jedoch fortfahren möchten, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Abbrechen".

 

Editieren einer Checkliste #

1. Klicken Sie hier, um die Arbeitsanweisung für die Checkliste anzuzeigen. Eine Checkliste in einer Genehmigungsanfrage funktioniert auf die gleiche Weise wie eine Checkliste in einem Ticket. Klicken Sie hier, um mehr über Checklisten zu erfahren.
2. Klicken Sie auf , um sich die Checkliste zuzuweisen.
3. Klicken Sie auf , um eine bestimmte Person mit dem Ausfüllen der Checkliste zu beauftragen.
4. Klicken Sie auf , um eine Benutzergruppe zum Ausfüllen der Checkliste zu bestimmen.
5. Klicken Sie auf , um die zugewiesene Person/Benutzergruppe zu entfernen (dies ist nur möglich, wenn es bereits eine zugewiesene Person/Benutzergruppe gibt).
6. Wählen Sie, ob die zugewiesene Person/Benutzergruppe eine automatische E-Mail von Azumuta erhalten soll, die sie informiert, wenn eine Genehmigungsanfrage diese Spalte erreicht.
7. Wählen Sie aus, ob die Person/Benutzergruppe, die die Checkliste ausfüllt, die verknüpfte Genehmigungsanfrage abonnieren soll. Wenn jemand eine Genehmigungsanfrage abonniert hat, erhält diese Person eine automatische E-Mail-Benachrichtigung, sobald sich der Status dieser Genehmigungsanfrage ändert.
8. Klicken Sie auf , um eine Bedingung hinzuzufügen. Mit dieser Funktion wird die Checkliste automatisch hinzugefügt, wenn die Genehmigungsanfrage die Aktualisierung von Anweisungsschritten beinhaltet, die eines der ausgewählten Symbole enthalten.
9. Klicken Sie auf , um die Checkliste zu entfernen.
10. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf "Speichern". Wenn Sie jedoch fortfahren möchten, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Abbrechen".(Diese Option wird angezeigt, sobald Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben).

 

Die Registerkarte Erweitert #

Zuvor haben wir die Spalten in einem Genehmigungsablauf erläutert. Jetzt zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Spalten auf koordinierte Weise verwenden können.

Die Registerkarte Erweitert besteht aus 2 Elementen: Spalten und Übergänge. Auf der Registerkarte "Erweitert" stellt eine Spalte eine Aktionsphase dar, die zur Genehmigung einer Arbeitsanweisung durchgeführt werden muss (genau wie auf der Registerkarte "Ablaufvorlage").

Die Spaltennamen variieren je nach der von Ihnen verwendeten Genehmigungsablaufvorlage. In der Vorlage für den Genehmigungsfluss mit zwei Wellen gibt es zum Beispiel 4 Spalten, die wie folgt lauten:

• Erste Welle
• Zweite Welle
• Genehmigt
• Abgelehnt

 

In der Zwischenzeit fungiert ein Übergang als Brücke zwischen den Spalten. Ein Übergang führt ein Element zu einer anderen Spalte, basierend auf einem vorkonfigurierten Szenario.

Die folgende Abbildung zeigt den Unterschied zwischen einer Spalte und einem Übergang.

1. Klicken Sie auf , um die Registerkarte Erweitert zu öffnen.
2. Dies ist eine Kolumne.
3. Dies ist die Liste der Übergänge für diese Spalte.

 

Hinzufügen eines Elements zu einer Spalte #

Sie können einer Spalte für den Genehmigungsfluss verschiedene Elemente hinzufügen. Hier sehen Sie, wie Sie eine Spalte hinzufügen:

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf "Element hinzufügen".
2. Wählen Sie das gewünschte Element aus.
3. Geben Sie die erforderlichen Daten ein.
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".

 

Hinweis: Wenn Sie ein Element auf der Registerkarte Ablaufschema hinzugefügt haben, erscheint dieses Element auch in derselben Spalte auf der Registerkarte Erweitert. Wenn Sie umgekehrt ein Element auf der Registerkarte Erweitert hinzugefügt haben, erscheint es auch in derselben Spalte auf der Registerkarte Ablaufschema.

 

Hier finden Sie die verfügbaren Optionen für jede Spalte:

1. Klicken Sie auf , um eine Aufgabe hinzuzufügen (Sie können die Beschreibung der Aufgabe direkt eingeben. Wenn es sich nicht um eine Aufgabe handelt, bei der eine Unterschrift verlangt oder eine Checkliste ausgefüllt werden muss, empfehlen wir Ihnen, diesen Aufgabentyp zu wählen).
2. Klicken Sie auf , um eine Unterschriftsanforderung für eine bestimmte Person hinzuzufügen (eine Unterschrift wird geleistet, um zu bestätigen, dass ein Bediener alle erforderlichen Elemente innerhalb einer Spalte abgeschlossen hat und bereit ist, zur nächsten Spalte überzugehen. Normalerweise wird eine Unterschrift von einem Vorgesetzten oder einem Manager verlangt).
3. Klicken Sie auf , um eine Signaturanforderung zu einer Benutzergruppe hinzuzufügen.
4. Klicken Sie auf , um eine Checkliste hinzuzufügen. Eine Checkliste in einer Genehmigungsanfrage funktioniert auf die gleiche Weise wie eine Checkliste in einem Ticket. Bitte klicken Sie hier, um mehr über Checklisten zu erfahren.

 

So bearbeiten Sie ein Element in einer Spalte #

Die Bearbeitung eines Elements in einer Spalte auf dieser Registerkarte funktioniert genauso wie auf der Registerkarte Flussschablone. Schauen Sie sich die Links unten an, um zu sehen, wie Sie ein Element in einer Spalte basierend auf dem Elementtyp bearbeiten können:

• So bearbeiten Sie eine Aufgabe
• Bearbeiten einer Signaturanfrage an eine Person/Benutzergruppe
• Bearbeiten einer Checkliste

 

Hinweis: Wenn Sie ein Element auf der Registerkarte Ablaufschema bearbeitet haben, wird dieses Element automatisch auch auf der Registerkarte Erweitert aktualisiert. Wenn Sie umgekehrt ein Element auf der Registerkarte Erweitert bearbeitet haben, wird dasselbe Element auch auf der Registerkarte Ablaufschema automatisch aktualisiert.

 

Wie man einen Übergang # hinzufügt

1. Klicken Sie in der Zielspalte auf "Übergang hinzufügen".
2. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen aus dem Dropdown-Menü "Wann".
3. Wählen Sie eine der verfügbaren Optionen im Dropdown-Menü "Dann verschieben nach".
4. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".

 

Die Dropdown-Menüs "Wann" und "Dann verschieben nach" stehen in einer kausalen Beziehung zueinander.

Wann immer das Ereignis im Dropdown-Menü "Wann" eintritt, wird das Ereignis im Dropdown-Menü "Dann verschieben nach" ausgelöst.

 

Wie man einen Übergang # bearbeitet

1. Um einen zusätzlichen Übergang zu dieser Spalte hinzuzufügen, klicken Sie auf "Übergang hinzufügen".
2. Klicken Sie auf , um den Inhalt des Dropdown-Menüs "Wann" zu ändern.
3. Klicken Sie auf , um den Inhalt des Dropdown-Menüs "Dann verschieben nach" zu ändern.
4. In Azumuta gehen alle Genehmigungsanfragen automatisch zur nächsten Spalte über, wenn keine offenen Punkte mehr vorhanden sind (sei es, weil alle Punkte in dieser Spalte abgeschlossen wurden oder weil dieser Spalte überhaupt keine Punkte hinzugefügt wurden). Wenn Sie verhindern möchten, dass ein Genehmigungsfluss automatisch zur nächsten Spalte weitergeht, weil keine Posten zu dieser Spalte hinzugefügt wurden, dann aktivieren Sie diese Option.
5. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf "Speichern". Wenn Sie jedoch fortfahren möchten, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Abbrechen".

 

Die Registerkarte Docx-Berichte #

Sie können Docx-Berichte zu einem Genehmigungsablauf hinzufügen. Mehr darüber erfahren Sie hier (es funktioniert genauso wie die Docx-Berichte für Tickets).

 

Die Registerkarte Parameter #

Sie können einem Genehmigungsablauf Parameter hinzufügen. Diese Parameter werden in allen Genehmigungsanfragen aufgeführt, die unter diesen Genehmigungsfluss fallen, sowie in allen Checklisten, die mit diesen Genehmigungsflüssen verknüpft sind.

 

Hinzufügen eines Parameters zu einem Genehmigungsablauf #

1. Klicken Sie auf "Feld hinzufügen".
2. Geben Sie den "Schlüssel" und den "Wert" des Parameters ein .
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".

 

Wie man einen Parameter in einem Genehmigungsfluss bearbeitet #

1. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Sie können dies am "Schlüssel" und/oder "Wert" des Parameters vornehmen .
2. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".

 

So löschen Sie einen Parameter in einem Genehmigungsfluss #

1. Klicken Sie auf den Parameter, den Sie löschen möchten.
2. Klicken Sie auf das Mülleimer-Symbol.
3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Speichern".

 

So löschen Sie einen Genehmigungsfluss #

1. Klicken Sie in der Seitenleiste auf "Kontinuierliche Verbesserung".
2. Klicken Sie auf "Einstellungen".
3. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten neben dem Genehmigungsfluss, den Sie löschen möchten.
4. Klicken Sie auf "Bewegung löschen".
5. Klicken Sie auf "Löschen".