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Mehrpersonen-Genehmigung: So bearbeiten oder löschen Sie eine Genehmigungsstelle

Zuvor haben wir erläutert, wie man eine Genehmigungstafel erstellt. Jetzt werden wir erklären, wie man sie bearbeitet oder löscht.

 

Hinweis: Beim Erstellen einer Genehmigungstafel können Sie wählen, ob Sie eine einwellige oder eine zweiwellige Genehmigungsvorlage verwenden möchten. Klicken Sie hier, um mehr über beide Vorlagen zu erfahren. In diesem Leitfaden verwenden wir in unseren Beispielen die Zwei-Wellen-Genehmigungsvorlage.

 

So gelangen Sie zum Genehmigungsausschuss Editor #

So erhalten Sie Zugriff auf den Editor für die Genehmigungstafel:

  1. Gehen Sie in der Seitenleiste auf "Kontinuierliche Verbesserung".
  2. Klicken Sie auf "Einstellungen".
  3. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten neben der Genehmigungstafel, die Sie bearbeiten möchten.
  4. Klicken Sie auf "Brett bearbeiten".

 

Dort sehen Sie 4 Editor-Registerkarten: Allgemein, Berechtigungen, Spalten & Ansichten und Auslöser. Klicken Sie einfach auf eine Registerkarte, um sie zu öffnen. Die einzelnen Registerkarten werden in den folgenden Abschnitten der Anleitung näher erläutert:

Screenshot der Benutzeroberfläche "Arbeitsanweisungen bearbeiten" in der Azumuta-Software mit Hervorhebung der Navigationsregisterkarten: Allgemein, Berechtigungen, Spalten & Ansichten und Auslöser. Die Schnittstelle zeigt Felder für die Anpassung der Tafel an, einschließlich Vorlage (eingestellt auf "Genehmigung in zwei Wellen"), Name, Präfix für die Issue-ID und ein Kontrollkästchen für "Abläufe in der Arbeitsanweisungsübersicht anzeigen". Ein Pfeil hebt die Navigationsregisterkarten hervor, wobei "Allgemein" ausgewählt ist. Eine grüne Schaltfläche "Speichern" ist zum Speichern von Änderungen sichtbar.

 

Die Registerkarte Allgemein #

Die Registerkarte Allgemein ist die erste Registerkarte, die angezeigt wird, wenn Sie den Editor für die Genehmigungstafel öffnen. Hier sehen Sie, was Sie auf dieser Registerkarte bearbeiten können:

Screenshot der Benutzeroberfläche der Azumuta-Software für die Bearbeitung von Arbeitsanweisungen zur Genehmigung von Boards, mit Hervorhebung der wichtigsten Felder und Schritte. Die Funktionen umfassen: 1) Auswahl der Registerkarte "Allgemein", 2) Benennung der Tafel als "Arbeitsanweisungs-Genehmigungs-Tafel", 3) Hinzufügen eines "Issue-ID-Präfixes", 4) Ankreuzfeld für "Flüsse in der Arbeitsanweisungsübersicht anzeigen" und 5) Speichern der Änderungen über die grüne Schaltfläche "Speichern". Konzipiert für die Konfiguration von Genehmigungsgremien innerhalb der Arbeitsanweisungsverwaltung.

  1. Klicken Sie auf , um die Registerkarte Allgemein zu öffnen.
  2. Sie können den Namen der Genehmigungstafel hier bearbeiten.
  3. Wenn Sie möchten, dass die Genehmigungsanträge, die unter diese Genehmigungstafel fallen, ein vorgegebenes Präfix haben, dann geben Sie das vorgegebene Präfix hier ein. Bitte beachten Sie, dass die Länge des Präfixes auf 5 Zeichen begrenzt ist. Sie können zum Beispiel das Präfix "RQST" (kurz für "Antrag") verwenden. Die Genehmigungsanträge in dieser Genehmigungstafel werden dann "RQST-1", "RQST-2" usw. genannt.
  4. Wählen Sie aus, ob die Genehmigungsbewegungen, die unter diese Genehmigungstafel fallen, in der Arbeitsanweisungsübersicht sichtbar sein sollen.
  5. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf "Speichern". Wenn Sie jedoch fortfahren möchten, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Abbrechen".

 

Die Registerkarte "Berechtigungen " #

Screenshot der Registerkarte "Berechtigungen" in der Schnittstelle "Arbeitsanweisungen für die Genehmigung der Tafel bearbeiten" in der Azumuta-Software. Zu den Highlights gehören: 1) Auswahl der Registerkarte "Berechtigungen", 2) Feld für die Zuweisung von Benutzergruppen, die das Board einsehen können, 3) Feld für die Zuweisung von Benutzergruppen, die Probleme bearbeiten können, 4) Dropdown-Liste zur Auswahl einzelner Benutzer für die Verwaltung des Boards, 5) Dropdown-Liste zur Zuweisung von Benutzergruppen für die Verwaltung des Boards und seiner Abläufe und 6) grüne Schaltfläche "Speichern" zur Bestätigung der Änderungen. Entwickelt für die Verwaltung des Benutzerzugriffs und der Berechtigungen innerhalb des Genehmigungsausschusses.

  1. Klicken Sie auf , um die Registerkarte Berechtigungen zu öffnen.
  2. Wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) diese Genehmigungstafel sehen können. Wenn keine Gruppen ausgewählt sind, ist es für alle sichtbar.
  3. Wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) Genehmigungsanträge in dieser Genehmigungstafel erstellen und bearbeiten können. Wenn keine Gruppen ausgewählt werden, kann jeder dies tun.
  4. Wählen Sie aus, welche(r) Benutzer diese Genehmigungstafel und alle ihr untergeordneten Genehmigungsabläufe verwalten können.
  5. Wählen Sie aus, welche Benutzergruppe(n) diese Genehmigungstafel und alle darunter fallenden Genehmigungsflüsse verwalten können.
  6. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf "Speichern". Wenn Sie jedoch fortfahren möchten, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Abbrechen".

 

Die Registerkarte Spalten & Ansichten #

Auf dieser Registerkarte können Sie Spalten innerhalb einer Genehmigungstafel bearbeiten und ihre Sichtbarkeit anpassen. Sie besteht aus zwei Haupteinstellungen: den Spalteneinstellungen und den Ansichtseinstellungen, die wir in den beiden folgenden Abschnitten des Leitfadens näher betrachten werden.

In einer Genehmigungstafel stellt eine Spalte den Status eines Genehmigungsantrags dar, wie z. B. die Spalte "Erste Welle" in der nachstehenden Bildschirmabbildung. Auf dieser Genehmigungstafel gibt es insgesamt 4 Spalten (die Spalten Erste Welle, Zweite Welle, Genehmigt und Abgelehnt).

Screenshot des "Work Instructions Approval Board" im Modul "Kontinuierliche Verbesserung" der Azumuta-Software mit Hervorhebung der Spalte "Erste Welle". Die Spalte enthält Aufgaben mit Details wie Aufgabennummern, Autoren, Beschreibungen und Tags (z. B. "#Work Instructions Approval Board"). Ein Pfeil zeigt auf die Spalte mit der Beschriftung "Dies ist eine Spalte", was ihre Rolle bei der Organisation von Aufgaben nach Workflow-Stufen unterstreicht. Das Board enthält zusätzliche Spalten wie "Zweite Welle", "Genehmigt" und "Abgelehnt" sowie Optionen zum Filtern und Sortieren von Aufgaben.

 

Die Spalteneinstellungen #

Screenshot der Benutzeroberfläche der Azumuta-Software für die Bearbeitung von Arbeitsanweisungen für die Genehmigung der Tafel, mit Schwerpunkt auf der Registerkarte "Spalten und Ansichten". Zu den Highlights gehören: 1) Die ausgewählte Registerkarte "Spalten und Ansichten", 2) konfigurierbare Spalten wie "Spalte 1" (Erste Welle), "Spalte 2" (Zweite Welle), "Spalte 3" (Genehmigt) und "Spalte 4" (Abgelehnt), 3) bearbeitbare Spaltennamen, 4) Kontrollkästchen, um Spalten für "Alle Ausgaben" sichtbar zu machen, und 5) eine grüne Schaltfläche "Speichern", um Änderungen zu bestätigen. Die Schnittstelle zeigt auch anpassbare Ansichten für die Organisation von Aufgaben, wie "Wellen" und "Genehmigt & abgelehnt".

  1. Klicken Sie auf , um die Registerkarte Spalten und Ansichten zu öffnen.
  2. Klicken Sie hier, um die Farbe dieser Spalte zu ändern.
  3. Klicken Sie auf , um den Namen dieser Spalte zu ändern.
  4. Wenn Sie diese Option ankreuzen, werden alle Genehmigungsanträge in dieser Spalte auch auf der Registerkarte "Alle Genehmigungsanträge" angezeigt.
  5. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf "Speichern". Wenn Sie jedoch fortfahren möchten, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Abbrechen".

 

Die anderen Spalten haben die gleichen Bearbeitungsmöglichkeiten wie Nr. 2-4.

 

Hinweis: Standardmäßig sind nur zwei Spalten vorhanden. Sie können jedoch zusätzliche Spalten anfordern, indem Sie uns über unsere E-Mail-Adresse support@old-old-wordpress.azumuta.com kontaktieren.

 

Die Ansichten Einstellungen #

Screenshot der Benutzeroberfläche der Azumuta-Software für die Bearbeitung von Arbeitsanweisungen für die Genehmigung der Tafel, mit Schwerpunkt auf der Registerkarte "Spalten und Ansichten". Zu den Highlights gehören: 1) Die ausgewählte Registerkarte "Spalten & Ansichten", 2) konfigurierbare Ansichten wie "Ansicht 1" (Wellen) und "Ansicht 2" (Genehmigt & Abgelehnt), 3) Kontrollkästchen zur Aufnahme von Spalten wie "Erste Welle", "Zweite Welle", "Genehmigt" und "Abgelehnt" in jede Ansicht, 4) editierbare Ansichtsnamen und 5) eine grüne Schaltfläche "Speichern" zur Bestätigung der Einstellungen. Entwickelt für die Organisation und Anpassung der Anzeige von Aufgaben-Workflows.

  1. Klicken Sie auf , um die Registerkarte Spalten und Ansichten zu öffnen.
  2. Klicken Sie auf , um den Namen von Ansicht 1 zu ändern.
  3. Wählen Sie aus, welche Spalte(n) in Ansicht 1 angezeigt werden soll(en).
  4. Klicken Sie auf , um den Namen von Ansicht 2 zu ändern.
  5. Wählen Sie aus, welche Spalte(n) in Ansicht 2 angezeigt werden soll(en).
  6. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf "Speichern". Wenn Sie jedoch fortfahren möchten, ohne die vorgenommenen Änderungen zu speichern, klicken Sie auf "Abbrechen".

 

Nachdem Sie die Einstellungen für die Ansichten konfiguriert haben, können Sie die Ansicht auswählen, die Sie auf Ihrer Genehmigungstafel anzeigen möchten, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:

Screenshot des "Work Instructions Approval Board" im Modul "Continuous Improvement" der Azumuta-Software, der zeigt, wie man die Ansicht umschaltet. Die wichtigsten Punkte sind: 1) Anklicken des Drei-Punkte-Menü-Symbols in der oberen rechten Ecke und 2) Auswählen der gewünschten Ansicht ("Wellen" oder "Genehmigt & abgelehnt") aus dem Dropdown-Menü. Das Board zeigt Workflow-Spalten wie "Erste Welle", "Zweite Welle", "Genehmigt" und "Abgelehnt" mit Aufgabendetails wie Autoren, Beschreibungen und Tags an. Anleitungen helfen den Benutzern bei der Anpassung der Ansicht für eine bessere Aufgabenverwaltung.

 

Die Registerkarte Auslöser #

Ein Trigger ist ein Werkzeug, das dazu dient, einen bestimmten Prozess auf der Grundlage eines Ereignisses zu automatisieren, das in einem Azumuta-Arbeitsbereich auftritt. Mit Triggern können Sie verschiedene mühsame Aufgaben automatisieren und so sowohl Ihnen als auch Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit sparen.

Klicken Sie hier, um mehr über Auslöser zu erfahren.

Screenshot der Benutzeroberfläche "Edit Board Work Instructions Approval Board" in der Azumuta-Software, der die Registerkarte "Triggers" zeigt. Die Einrichtung umfasst: einen konfigurierten Webhook mit der Bezeichnung "Call a webhook: https://approval-request-repository", der ausgelöst wird, wenn ein Problem gemeldet wird. Die Endpunkt-URL wird als "https://approval-request-repository" angegeben, mit Optionen für GET- oder POST-Methoden. Zusätzliche Felder und eine Schaltfläche "Auslöser hinzufügen" sind für weitere Anpassungen verfügbar. Zum Bestätigen der Auslösereinstellungen ist eine grüne Schaltfläche "Speichern" sichtbar. Entwickelt für die Automatisierung von Arbeitsabläufen durch Webhooks

 

So löschen Sie eine Genehmigungsstelle #

  1. Gehen Sie in der Seitenleiste auf "Kontinuierliche Verbesserung".
  2. Klicken Sie auf "Einstellungen".
  3. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten neben der Genehmigungstafel, die Sie löschen möchten.
  4. Klicken Sie auf "Brett löschen".
  5. Klicken Sie auf "Löschen".

 

Hinweis: Bevor Sie eine Genehmigungstafel löschen, vergewissern Sie sich, dass es keine Genehmigungsbewegungen gibt, die unter diese Tafel fallen. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie diese Genehmigungsbewegungen zuerst löschen, bevor Sie die Genehmigungstafel löschen können.