Dans le cas d'une approbation par plusieurs personnes, un flux d'approbation doit être sélectionné. Ce flux d'approbation permet de s'assurer qu'une demande d'approbation parvient à la (aux) personne(s) concernée(s). Dès que la (les) personne(s) responsable(s) - telle(s) que spécifiée(s) dans le flux d'approbation - l'a (ont) signée(s), l'instruction de travail devient officielle.
Remarque : pour pouvoir utiliser la fonction d'approbation par plusieurs personnes, vous devez disposer d'un accès à la module d'amélioration continue . Vous pouvez nous contacter à l'adresse e-mail maurice.belpaire@old-old-wordpress.azumuta.com pour en savoir plus.
Création d'un comité d'approbation
Avant de pouvoir définir un flux d'approbation, il faut créer un tableau d'approbation. Ce tableau d'approbation donne une vue d'ensemble des demandes d'approbation en cours - avec le statut correspondant - ainsi qu'une vue d'ensemble des demandes acceptées qui ont été demandées via un flux d'approbation. Il existe deux possibilités de modèles pour un tableau d'approbation : l'approbation à une vague et l'approbation à deux vagues. Nous expliquerons la différence entre les deux dans la section suivante.
La création d'un comité d'approbation peut se faire de la manière suivante :
- Cliquez sur "Amélioration continue" dans la barre latérale.
- Cliquez sur "Paramètres".
- Cliquez sur le bouton jaune plus pour créer un tableau d'approbation.
- Sélectionnez l'approbation d'une seule vague ou l'approbation d'une double vague dans le modèle.
- Saisissez le nom du comité d'approbation. Si aucun groupe n'est sélectionné, le comité et ses questions sont visibles par tous.
- Déterminez le(s) groupe(s) qui aura(ont) accès à ce tableau d'approbation.
- Cliquez sur "Ajouter" pour créer le tableau.
- Après avoir créé le comité d'approbation, vous devez le configurer. Cliquez ici pour consulter les guides de configuration des comités d'approbation.
Remarque : Les paramètres de visibilité d'un comité d'approbation sont également appliqués à tous les flux d'approbation qui relèvent de ce comité.
Approbation d'une seule vague vs approbation d'une double vague
Avant de pouvoir définir un flux d'approbation, il faut créer un tableau d'approbation. Ce tableau d'approbation donnera un aperçu des demandes d'approbation en cours - avec le statut correspondant - ainsi qu'un aperçu des demandes acceptées qui ont été demandées par le biais d'un flux d'approbation. Il existe deux possibilités de modèles pour un tableau d'approbation :
Approbation en une seule vague : Il s'agit d'une procédure d'approbation en une seule étape. Lorsque la ou les personnes concernées approuvent cette demande d'approbation, l'instruction de travail devient officielle.
Approbation en deux temps : Il s'agit d'une procédure d'approbation en deux étapes. Lorsque la (les) personne(s) requise(s) à la première étape donne(nt) son(leur) approbation, la demande est automatiquement transmise à la (aux) personne(s) requise(s) à la deuxième étape. Lorsque la (les) personne(s) de la deuxième étape donne(nt) son(leur) approbation, l'instruction de travail est officialisée.
L'image ci-dessous illustre bien la différence entre une approbation en une seule vague et une approbation en deux vagues.
Création d'un flux d'approbation
Bien entendu, vous devrez configurer votre mécanisme d'approbation des instructions de travail. Celui-ci devra être configuré sur un flux d'approbation.
Après avoir créé un comité d'approbation, un flux d'approbation (portant le même nom) sera automatiquement créé sous ce comité d'approbation. Néanmoins, vous pouvez également créer et configurer manuellement un flux d'approbation. Voici comment procéder :
- Cliquez sur "Amélioration continue" dans la barre latérale.
- Cliquez sur "Paramètres".
- Cliquez sur l'icône à trois points située à côté du tableau d'approbation qui accueillera ce nouveau flux d'approbation.
- Cliquez sur "Ajouter un flux".
- Saisissez les données du flux d'approbation (seul le champ du nom est obligatoire). Vous pouvez remplir les autres champs ultérieurement.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Ajouter".
- Après avoir créé le flux d'approbation, vous devez le configurer. Cliquez ici pour consulter les guides de configuration des flux d'approbation.
Comité d'approbation ou flux d'approbation : quelle est la différence ? #
Un tableau d'approbation est un tableau de bord centralisé qui permet de suivre et de gérer toutes les approbations d'instructions de travail. Il affiche toutes les demandes d'approbation, y compris leurs principaux détails (par exemple, le statut de l'approbation, l'instruction de travail associée, le nom du demandeur, etc.
Un flux d'approbation est hébergé sous un comité d'approbation. Un comité d'approbation peut contenir plusieurs flux d'approbation.
Le mot clé est qu'un comité d'approbation se concentre sur le suivi des demandes d'approbation, tandis qu'un flux d'approbation est le mécanisme d'approbation d'une demande d'approbation.
Voici comment obtenir une vue d'ensemble de tous les comités et flux d'approbation de votre espace de travail :
- Il s'agit du tableau d'approbation des "Instructions de travail relatives aux machines à laver AzuWash".
- Il s'agit des flux d'approbation qui relèvent du comité d'approbation "Instructions de travail relatives à la machine à laver AzuWash". Chaque flux d'approbation est marqué par un hashtag.
- Il s'agit du tableau d'approbation des "Instructions de travail relatives à la machine AzuDryer".
- Il s'agit des flux d'approbation qui relèvent du comité d'approbation "AzuDryer Dryer Machine-Related Work Instructions" (Instructions de travail relatives à la machine de séchage AzuDryer). Chaque flux d'approbation est marqué par un hashtag.