Approbation multi-personnes : Comment modifier ou supprimer un flux d'approbation

Précédemment, nous avons expliqué comment créer un flux d'approbation. Nous allons maintenant expliquer comment le modifier ou le supprimer.

 

Remarque : il existe actuellement deux modèles pour les comités d'approbation et les flux d'approbation : l'approbation à une vague et l'approbation à deux vagues. Les deux modèles partagent les mêmes paramètres d'édition. Dans cette page web, nous utiliserons le modèle d'approbation à deux vagues dans nos exemples. Cliquez ici pour en savoir plus sur les deux modèles.

 

Comment accéder à l'éditeur de flux d'approbation ?

Voici comment accéder à l'éditeur de flux d'approbation :

1. Cliquez sur "Amélioration continue" dans le panneau latéral.
2. Cliquez sur "Paramètres".
3. Cliquez sur l'icône à trois points située à côté du flux d'approbation que vous souhaitez modifier.
4. Cliquez sur "Modifier le flux".

 

Vous y verrez 5 onglets de l'éditeur : les onglets Général, Modèle de flux, Avancé, Rapports Docx et Paramètres . Il suffit de cliquer sur un onglet pour l'ouvrir. Nous aborderons chaque onglet plus en détail dans les sections du guide ci-dessous.

 

L'onglet Général

L'onglet Général est le premier onglet qui apparaît lorsque vous ouvrez l'éditeur de flux d'approbation. Voici ce que vous pouvez modifier dans cet onglet :

1. Cliquez sur pour ouvrir l'onglet Général.
2. Vous pouvez modifier le nom du flux d'approbation ici.
3. Indiquez si l'utilisateur qui soumet une demande d'approbation est automatiquement abonné à cette demande d'approbation. Si cette personne est abonnée, elle recevra une notification par courrier électronique chaque fois que cette demande d'approbation changera de colonne.
4. Insérer le nombre maximal de jours accordés pour approuver une demande d'approbation figurant dans ce flux d'approbation (si nécessaire).
5. Insérez le modèle de problème (si nécessaire). Un modèle de problème est un texte qui apparaîtra dans le menu d'approbation d'une instruction de travail (comme le montre l'image ci-dessous). Un modèle de problème est généralement utilisé pour transmettre un certain message aux utilisateurs qui créent ou mettent à jour des instructions de travail.
6. Insérer une liste de contrôle (si nécessaire). Une liste de contrôle dans une demande d'approbation fonctionne de la même manière qu'une liste de contrôle dans un ticket. Cliquez ici pour en savoir plus sur les listes de contrôle.
7. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur "Enregistrer". Toutefois, si vous souhaitez continuer sans enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur "Annuler".

 

Onglet Modèle de flux

C'est de là que vient le mot "flux" dans "flux d'approbation". Un flux d'approbation se compose de plusieurs colonnes. Une colonne représente une phase d'action à entreprendre pour approuver une instruction de travail.

 

Les colonnes existantes varient en fonction du modèle de flux d'approbation que vous utilisez. Par exemple, dans le modèle d'approbation à deux vagues, il y a 4 colonnes, qui sont :

• Première vague
• Deuxième vague
• Approuvé
• Refusé

 

Cliquez ici pour voir comment vous pouvez modifier le nom de chaque colonne.

 

Vous pouvez ajouter plusieurs éléments pour chaque colonne. Nous expliquerons comment ajouter un élément et comment le modifier dans les prochaines sections du guide.

 

Comment ajouter un élément à une colonne # ?

Vous pouvez ajouter différents éléments à une colonne de flux d'approbation. Voici comment en ajouter un :

1. Cliquez sur "Ajouter un élément" dans la colonne ciblée.
2. Sélectionnez l'élément souhaité.
3. Saisissez les informations nécessaires.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer".

 

Voici les options disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche (vous pouvez saisir directement la description de la tâche. Si l'élément n'implique pas de demander une signature ou de remplir une liste de contrôle, nous vous recommandons de choisir ce type d'élément).
2. Cliquez sur ce bouton pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique. (Une signature est donnée pour signifier l'approbation qu'un opérateur a complété tous les éléments requis dans une colonne et qu'il est prêt à passer à la colonne suivante. En général, une signature est demandée à un superviseur ou à un directeur).
3. Cliquez sur pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs.
4. Cliquez pour ajouter une liste de contrôle (une liste de contrôle dans une demande d'approbation fonctionne de la même manière qu'une liste de contrôle dans un ticket).

 

Comment modifier un élément d'une colonne ?

Pour modifier un élément d'une colonne, il suffit de procéder comme suit :

1. Cliquez sur l'icône à trois points située à côté de l'élément que vous souhaitez modifier.
2. Effectuez les modifications souhaitées.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer".

 

Les options de configuration diffèrent légèrement en fonction du type d'élément. Voici les éléments de configuration des articles en fonction de chaque type :

 

Modification d'une tâche

1. Modifiez la description de la tâche ici.
2. Cliquez sur pour vous attribuer la tâche.
3. Cliquez sur pour attribuer la tâche à une personne spécifique.
4. Cliquez sur pour attribuer la tâche à un groupe d'utilisateurs spécifique.
5. Cliquez sur pour supprimer la personne ou le groupe d'utilisateurs affecté (cette opération n'est possible que si une personne ou un groupe d'utilisateurs a déjà été affecté).
6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe d'utilisateurs assigné(e) reçoive un courriel automatique d'Azumuta l'informant lorsqu'une demande d'approbation atteint cette colonne.
7. Indiquez si la personne ou le groupe d'utilisateurs qui accomplit cette tâche sera abonné à la demande d'approbation liée. Si une personne est abonnée à une demande d'approbation, elle recevra une notification automatique par courrier électronique chaque fois que cette demande d'approbation changera de statut.
8. Cliquez pour ajouter une condition. Grâce à cette fonctionnalité, la tâche sera automatiquement créée si la demande d'approbation implique la mise à jour d'une ou plusieurs étapes d'instruction contenant l'un des symboles sélectionnés.
9. Cliquez sur pour supprimer la tâche.
10. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur "Enregistrer". Toutefois, si vous souhaitez continuer sans enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur "Annuler".(Cette option apparaîtra une fois que vous aurez terminé la modification).

 

Modification d'une demande de signature adressée à une personne/à un groupe d'utilisateurs #.

1. Si vous choisissez cette option, vous êtes la seule personne autorisée à signer cette demande de signature.
2. Sélectionnez la personne autorisée à signer cette demande de signature.
3. Sélectionnez le groupe d'utilisateurs autorisé à signer cette demande de signature.
4. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe d'utilisateurs assigné(e) reçoive un courriel automatisé d'Azumuta l'informant lorsqu'une demande d'approbation atteint cette colonne.
5. Sélectionnez si la personne/le groupe d'utilisateurs qui a donné une signature doit être abonné(e) à la demande d'approbation liée. Si une personne est abonnée à une demande d'approbation, elle recevra une notification automatique par courrier électronique chaque fois que cette demande d'approbation changera de statut.
6. Cliquez pour ajouter une condition. Avec cette fonctionnalité, la demande de signature sera automatiquement créée si la demande d'approbation implique la mise à jour d'une ou plusieurs étapes d'instruction contenant l'un des symboles sélectionnés.
7. Cliquez sur pour supprimer la demande de signature.
8. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur "Enregistrer". Toutefois, si vous souhaitez continuer sans enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur "Annuler".

 

Modification d'une liste de contrôle

1. Cliquez pour voir l'instruction de travail de la liste de contrôle. Une liste de contrôle dans une demande d'approbation fonctionne de la même manière qu'une liste de contrôle dans un ticket. Cliquez ici pour en savoir plus sur les listes de contrôle.
2. Cliquez sur pour vous attribuer la liste de contrôle.
3. Cliquez sur pour désigner une personne spécifique pour remplir la liste de contrôle.
4. Cliquez sur pour affecter un groupe d'utilisateurs au remplissage de la liste de contrôle.
5. Cliquez sur pour supprimer la personne ou le groupe d'utilisateurs affecté (cette opération n'est possible que si une personne ou un groupe d'utilisateurs a déjà été affecté).
6. Sélectionnez si vous souhaitez que la personne/le groupe d'utilisateurs assigné(e) reçoive un courriel automatisé d'Azumuta l'informant lorsqu'une demande d'approbation atteint cette colonne.
7. Indiquez si la personne ou le groupe d'utilisateurs qui remplit la liste de contrôle sera abonné à la demande d'approbation liée. Si une personne est abonnée à une demande d'approbation, elle recevra une notification automatique par courrier électronique chaque fois que cette demande d'approbation changera de statut.
8. Cliquez pour ajouter une condition. Grâce à cette fonctionnalité, la liste de contrôle sera automatiquement ajoutée si la demande d'approbation implique la mise à jour d'une ou plusieurs étapes d'instruction contenant l'un des symboles sélectionnés.
9. Cliquez sur pour supprimer la liste de contrôle.
10. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur "Enregistrer". Toutefois, si vous souhaitez continuer sans enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur "Annuler".(Cette option apparaîtra une fois que vous aurez terminé la modification).

 

L'onglet Avancé

Nous avons expliqué précédemment ce que sont les colonnes dans un flux d'approbation. Nous allons maintenant vous montrer comment utiliser ces colonnes de manière coordonnée.

L'onglet Avancé se compose de deux éléments : les colonnes et les transitions. Dans l'onglet Avancé, une colonne représente une phase d'action à entreprendre pour approuver une instruction de travail (comme dans l'onglet Modèle de flux).

Les noms des colonnes varient en fonction du modèle de flux d'approbation que vous utilisez. Par exemple, dans le modèle d'approbation à deux vagues, il y a 4 colonnes, qui sont :

• Première vague
• Deuxième vague
• Approuvé
• Refusé

 

Par ailleurs, une transition sert de pont entre les colonnes. Une transition conduit un élément vers une autre colonne, sur la base d'un scénario préconfiguré.

L'image ci-dessous montre la distinction entre une colonne et une transition.

1. Cliquez sur pour ouvrir l'onglet Avancé.
2. Il s'agit d'une colonne.
3. Il s'agit de la liste des transitions pour cette colonne.

 

Comment ajouter un élément à une colonne # ?

Vous pouvez ajouter différents éléments à une colonne de flux d'approbation. Voici comment en ajouter un :

1. Cliquez sur "Ajouter un élément" dans la colonne ciblée.
2. Sélectionnez l'élément souhaité.
3. Saisissez les informations nécessaires.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer".

 

Remarque : si vous avez ajouté un élément dans l'onglet Modèle de flux, cet élément apparaîtra également dans la même colonne de l'onglet Avancé. Et inversement, si vous avez ajouté un élément dans l'onglet Avancé, il apparaîtra également dans la même colonne de l'onglet Modèle de flux.

 

Voici les options disponibles pour chaque colonne :

1. Cliquez pour ajouter une tâche (vous pouvez saisir directement la description de la tâche. Si l'élément n'implique pas de demander une signature ou de remplir une liste de contrôle, nous vous recommandons de choisir ce type d'élément).
2. Cliquez pour ajouter une demande de signature pour une personne spécifique (une signature est donnée pour signifier l'approbation qu'un opérateur a complété tous les éléments requis dans une colonne et qu'il est prêt à passer à la colonne suivante. En général, une signature est demandée à un superviseur ou à un directeur).
3. Cliquez sur pour ajouter une demande de signature à un groupe d'utilisateurs.
4. Cliquez pour ajouter une liste de contrôle. Une liste de contrôle dans une demande d'approbation fonctionne de la même manière qu'une liste de contrôle dans un ticket. Cliquez ici pour en savoir plus sur les listes de contrôle.

 

Comment modifier un élément d'une colonne ?

La modification d'un élément d'une colonne dans cet onglet fonctionne de la même manière que dans l'onglet Modèle de flux. Consultez les liens ci-dessous pour voir comment vous pouvez modifier un élément d'une colonne en fonction du type d'élément :

• Comment modifier une tâche
• Comment modifier une demande de signature adressée à une personne ou à un groupe d'utilisateurs ?
• Comment modifier une liste de contrôle

 

Remarque : si vous avez modifié un élément dans l'onglet Modèle de flux, cet élément sera également mis à jour automatiquement dans l'onglet Avancé. Et inversement, si vous avez modifié un élément dans l'onglet Avancé, ce même élément sera automatiquement mis à jour dans l'onglet Modèle de flux.

 

Comment ajouter une transition

1. Cliquez sur "Ajouter une transition" dans la colonne ciblée.
2. Sélectionnez l'une des options disponibles dans le menu déroulant "Quand".
3. Sélectionnez l'une des options disponibles dans le menu déroulant "Then move to".
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer".

 

Les menus déroulants "Quand" et "Puis déplacer vers" ont une relation de cause à effet.

Chaque fois que l'événement indiqué dans le menu déroulant "Quand" se produit, il entraîne l'événement indiqué dans le menu déroulant "Puis vers".

 

Comment modifier une transition

1. Pour ajouter une transition supplémentaire à cette colonne, cliquez sur "Ajouter une transition".
2. Cliquez sur pour modifier le contenu du menu déroulant "Quand".
3. Cliquez sur pour modifier le contenu du menu déroulant "Then move to".
4. Dans Azumuta, toutes les demandes d'approbation passent automatiquement à la colonne suivante s'il n'y a plus d'éléments en suspens (soit parce que tous les éléments de cette colonne ont été complétés, soit parce qu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne). Si vous souhaitez empêcher un flux d'approbation de passer automatiquement à la colonne suivante parce qu'aucun élément n'a été ajouté à cette colonne, cochez cette option.
5. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur "Enregistrer". Toutefois, si vous souhaitez continuer sans enregistrer les modifications que vous avez apportées, cliquez sur "Annuler".

 

L'onglet Rapports Docx

Vous pouvez ajouter des rapports Docx à un flux d'approbation. Pour en savoir plus, cliquez ici (cela fonctionne de la même manière que les rapports docx pour les tickets).

 

L'onglet Paramètres

Vous pouvez ajouter des paramètres à un flux d'approbation. Ces paramètres seront listés sur toutes les demandes d'approbation qui relèvent de ce flux d'approbation, ainsi que sur toutes les listes de contrôle liées à ces flux d'approbation.

 

Comment ajouter un paramètre à un flux d'approbation ?

1. Cliquez sur "Ajouter un champ".
2. Saisissez la "clé" et la "valeur" du paramètre.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer"

 

Comment modifier un paramètre dans un flux d'approbation ?

1. Effectuez les modifications souhaitées. Vous pouvez le faire sur la "clé" et/ou la "valeur" du paramètre.
2. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer".

 

Comment supprimer un paramètre dans un flux d'approbation ?

1. Cliquez sur le paramètre que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur l'icône de la corbeille.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "Enregistrer".

 

Comment supprimer un flux d'approbation ?

1. Cliquez sur "Amélioration continue" dans le panneau latéral.
2. Cliquez sur "Paramètres".
3. Cliquez sur l'icône à trois points située à côté du flux d'approbation que vous souhaitez supprimer.
4. Cliquez sur "Supprimer le flux".
5. Cliquez sur "Supprimer".